Müşteri geldi, istediği ürün yok. Bu sahne toptancılıkta hem para hem müşteri kaybıdır. Müşteri "tamam başka zaman uğrarım" der ama o başka zaman gelmeyebilir. Ya da rakibin yanına gider, alır ve alışkanlık yapar. Bir stok tükenmesi olayı fark etmeden birden fazla müşteriyi etkileyebilir.
Stok tükenmesini önlemek için sihirli bir formül yok. Ama sistematik bir yaklaşım var: minimum stok seviyeleri ve otomatik uyarı sistemi. Bu rehber adım adım nasıl kurulacağını anlatıyor.
Minimum Stok Sistemi Nedir?
Her ürün için bir alt eşik belirlenir. Stok bu eşiğin altına düşünce sistem uyarı verir. Siz de tedarikçiye sipariş verirsiniz. Ürün bitmeden yenisi gelir.
Basit ama güçlü bir prensip. Uygulamak için ürün bazında doğru eşiği hesaplamak gerekiyor.
Minimum Stok Nasıl Hesaplanır?
Temel Formül
Minimum Stok = Günlük Ortalama Satış × (Tedarik Süresi + Güvenlik Tamponu)
Günlük Ortalama Satış: Son 30-90 günün satışını gün sayısına bölün.
Tedarik Süresi: Sipariş verdiğinizden ürünün elinize geçmesine kadar geçen gün sayısı.
Güvenlik Tamponu: Gecikme veya talep artışına karşı ekstra tampon. Genellikle 1-3 gün.
Hesaplama Örneği
Ürün: Beyaz Erkek Gömlek L
- Son 60 günde 180 adet satıldı
- Günlük ortalama satış: 180 / 60 = 3 adet/gün
- Tedarikçi teslimat süresi: 4 gün
- Güvenlik tamponu: 3 gün
- Minimum stok: 3 × (4+3) = 21 adet
Depoda 21 adede düşünce hemen sipariş ver.
Sezon Faktörü
Mevsimsel ürünler için minimum stok dinamik olmalı:
| Dönem | Çarpan | Açıklama |
|---|---|---|
| Sezon başı | 2x | Talep artışına hazır ol |
| Sezon ortası | 1x | Normal seviye |
| Sezon sonu | 0,5x | Stoku eritmeye başla |
| Sezon dışı | 0,2x | Minimum tampon |
Ürün Kategorisine Göre Minimum Stok Stratejisi
Hızlı Dönen A Ürünler
Toplam satışın %80'ini oluşturan %20'lik ürün grubu. Bu ürünler için minimum stok yüksek olmalı ve sık kontrol edilmeli.
Önerilen güvenlik tamponu: 5-7 gün. Stok uyarısı gelir gelmez sipariş ver.
Normal B Ürünler
Orta hızda dönenler. Standart formül yeterli.
Güvenlik tamponu: 2-3 gün.
Yavaş C Ürünler
Seyrek satılan ürünler. Minimum stok düşük tutulmalı, aşırı stok taşınmamalı.
Güvenlik tamponu: 0-1 gün. Hatta bazı C ürünler için "sipariş üzerine temin" stratejisi daha uygun.
Yeniden Sipariş Miktarı
Minimum stoğa ulaşınca kaç adet sipariş verilmeli? Bu da önceden belirlenmeli.
EOQ (Ekonomik Sipariş Miktarı) Yaklaşımı
Sık küçük sipariş mi daha iyi, nadir büyük sipariş mi? EOQ formülü optimal noktayı bulur ama pratik hayatta tedarikçinin minimum sipariş miktarı ve iskonto koşulları daha belirleyicidir.
Pratik Yaklaşım
Yeniden sipariş miktarını şu faktörlere göre belirleyin:
- Tedarikçinin minimum sipariş miktarı
- Depo kapasitesi (ne kadar fiziksel yer var?)
- Bütçe durumu (nakit akışı elveriyor mu?)
- Sezon (sezon başında daha büyük sipariş makul)
Formül: Yeniden Sipariş Miktarı = (Ortalama Günlük Satış × Hedeflenen Stok Günü) - Mevcut Stok
Stok Uyarı Sistemini Pratikte Kurmak
1. Ürün Bazında Minimum Stok Belirleme
Her ürün için yukarıdaki formülleri uygulayın. İlk kez yapılıyorsa hepsini yapmak zaman alır. Önce A ürünleri için yapın (en önemliler), sonra B ve C.
POS yazılımınızda her ürünün kartına minimum stok miktarını girin.
2. Uyarı Mekanizmasını Aktif Edin
Yazılımın "minimum stok uyarısı" özelliğini açın. Stok bu seviyenin altına düştüğünde:
- Anlık ekran uyarısı
- Uyarılı ürünler listesi raporu
3. Günlük Kontrol Rutini
Her sabah "kritik stok listesi"ne bakın. Bu liste minimum stoğa ulaşmış ürünleri gösterir.
4. Haftalık Sipariş Rutin
Her Pazartesi: kritik stok listesini gözden geçir. Tedarikçilere siparişleri ver. Siparişleri sisteme gir.
5. Aylık Gözden Geçirme
Minimum stok seviyeleri sabit değil, güncellenmeli:
- Hızlanmış satışı olan ürünlerin minimumunu artır
- Yavaşlayan ürünlerin minimumunu azalt
- Yeni ürünler için minimum belirle
- Listeden çıkan ürünlerin minimum sıfırla
Yaygın Hatalar ve Çözümleri
Hata 1: Tüm ürünlere aynı minimum stok uygulamak
Her ürünün satış hızı farklı. Yavaş ürüne yüksek minimum stok belirlemek sermayeyi bağlar.
Çözüm: Ürün bazında bireysel hesap yapın.
Hata 2: Sezon değişiminde minimum stoğu güncellememek
Yaz sezonundan kış sezonuna geçişte yaz ürünlerinin minimumu hâlâ yüksekse aşırı stok birikmesine neden olur.
Çözüm: Sezon geçişlerinde toplu minimum stok güncellemesi yapın.
Hata 3: Uyarıları görmezden gelmek
"Yarın bakarım" dediniz, tedarikçi 5 gün teslimat süresi söylüyor, stok bitmiş. Müşteri kayıpsınız.
Çözüm: Kritik stok listesini günlük rutin yapın. Uyarıları 24 saat içinde aksiyon alın.
Hata 4: Güvenlik tamponunu çok düşük tutmak
Tedarikçi "4 gün" dedi ama bazen 7 gün oluyor. Güvenlik tamponu bu belirsizliği karşılamak için.
Çözüm: İlk 3 ayda güvenlik tamponunu gerçek gecikme sıklığına göre kalibre edin.
Stok Uyarı Sisteminin Finansal Etkisi
Düzgün çalışan stok uyarı sistemi ne kazandırır?
Kayıp satış önleme: Yılda 10 stok tükenmesi olayı, her biri ortalama 5 müşteri × ortalama 1.500 TL sipariş = 75.000 TL kayıp satış önlenir.
Aşırı stok azaltma: Minimum stok disiplini ile C ürünlerdeki aşırı stok %30-40 azalabilir. 500.000 TL stok değerinde %10 iyileşme = 50.000 TL serbest nakit.
Tahsilat riski: Vadesi geçmeden satılan stok, donmuş sermaye riskini azaltır.
Siparix ile Stok Uyarı Sistemi
Siparix'te her ürünün kartına minimum stok miktarı girdiğinizde sistem otomatik takibe alır. Ana ekranda kritik stok göstergesi, raporlama modülünde filtrelenebilir uyarı listesi. Minimum stoğa yaklaşan, henüz ulaşmamış ürünleri de filtreleyebilirsiniz — önceden hazırlık yapabilirsiniz.