"Kasada 500 lira fazlalık var, kaynağını bulamadık" — bu cümleyi sık duyanlar için kötü haber: 500 lira fazlalık, 500 lira eksiklik kadar ciddi bir sorun. Fazlalık kayıt dışı işaret edebilir, eksiklik ise hata veya hırsızlık. Her iki durumda da sistem düzgün çalışmıyor.
Kasa yönetimi küçük görünür ama doğru yapılmadığında hem finansal kayıplara hem de muhasebe sorunlarına yol açar. Bu rehber günlük kasa yönetimini adım adım ele alıyor.
Neden Kasa Yönetimi Bu Kadar Önemli?
Bir toptancıyı hayal edin. Günlük 80 satış, ortalama 3.000 TL. Günlük nakit ciro 240.000 TL. Aylık 7,2 milyon TL.
Bu paranın %1'lik yönetim hatası ayda 72.000 TL demek. Küçük hatalar büyük sayılara dönüşür.
Ek olarak:
- Muhasebeci kasadan doğru sayı alamazsa vergi beyanı hatalı olur
- Kasa farkları çözülmezse birikimlerde ciddi açıklar ortaya çıkar
- Personel güvensizliği hem moral hem iş sürecini olumsuz etkiler
Kasa Açılışı: Günün Temeli
Sabah Prosedürü
Her gün başında kasiyer şunları yapmalı:
1. Önceki günden kalan parayı sayın
Kasadaki tüm banknot ve madeni paraları kategorize edin ve sayın:
| Banknot | Adet | Tutar |
|---|---|---|
| 500 TL | 5 | 2.500 TL |
| 200 TL | 10 | 2.000 TL |
| 100 TL | 20 | 2.000 TL |
| 50 TL | 15 | 750 TL |
| 20 TL | 30 | 600 TL |
| 10 TL | 40 | 400 TL |
| Toplam | 8.250 TL |
2. Sisteme kasa açılış bakiyesi girin
Saydığınız tutar sisteme "gün başlangıç bakiyesi" olarak girilir. Bu, kasa hareketlerinin başlangıç noktasıdır.
3. Kasayı kilitleyin
Açılış yapıldıktan sonra kasiyer dışında kimse kasaya erişmemeli.
Gün İçi Kasa Yönetimi
Her İşlemin Kaydı
Nakit giriş ve çıkışlarının tamamı sisteme girilmeli:
- Nakit satış → sisteme nakit ödeme olarak işle
- Para üstü → doğru hesapla
- Nakit iade → sisteme nakit iade olarak işle
- Kasa giderleri (su, eleman ödemesi vs.) → sisteme kasa gideri olarak işle
Nakit harcama için kural: Kasadan yapılan her harcama belgeli olmalı. Makbuz veya not sisteme girilmeli. "Hocam çay parasına 50 TL aldım" da kayıt altına alınmalı.
Yetkisiz Erişimi Önleme
- Kasa çekmecesi kilidi olmalı
- Sadece kasiyer anahtara sahip olmalı
- Yönetici bile kasiyerin olmadığı zamanda kasayı açmamalı (güven değil, sistem gereği)
- Birden fazla kasiyer çalışıyorsa her biri ayrı kasa veya her vardiya başı sayım
Büyük Tutarların Banka Transferi
Günlük nakit birikimi belirli bir tutarın üzerine çıkmamalı. Önerilen eşik: 50.000-100.000 TL. Üzerine çıkınca banka havalesi veya ATM yatırma.
Nedenleri:
- Güvenlik (hırsızlık riski azalır)
- Sigorta uyumu
- Muhasebe kolaylığı
Kasa Kapanışı: Günün En Önemli Adımı
Adım 1: Günün Son Satışından Sonra Sistemi Kilitleyin
Satış saati bitti. Yeni satış yapılmayacak. Sistemi "gün sonu" moduna alın.
Adım 2: Kasayı Sayın
Kasa içindeki tüm parayı tekrar kategorize edin ve sayın. Sayım tablosunu doldurun.
Adım 3: Sistem Raporunu Alın
Günlük kasa raporunu yazdırın. Raporda şunlar görünmeli:
- Gün başlangıç bakiyesi
- Nakit satışlar toplamı
- Nakit iadeler toplamı
- Kasa giderleri
- Beklenen kasa sonu bakiyesi
Adım 4: Karşılaştırın
Fiziki sayım = Sistem beklentisi mi?
Eşleşme varsa: Kasa kapanışını onaylayın.
Fark varsa: Kaynağı araştırın (aşağıda detay).
Adım 5: Raporu İmzalayın ve Kaydedin
Kasiyer raporu imzalar. Yönetici onaylar. Belge saklanır (5 yıl).
Kasa Farkı: Ne Yapmalı?
Kasada fazla ya da eksik para bulundu. Panik yapmayın. Sistematik araştırma yapın.
Küçük Farklar (0-100 TL)
Büyük olasılıkla para üstü hatası. İnceleyip bulamazsanız "kasa farkı" hesabına kaydedin ve ilerleyin.
Orta Farklar (100-500 TL)
Sisteme girilmemiş işlem var mı? İade kaydı yapıldı mı? Kasa gideri girildi mi? Bu soruları sorun. Bulunamazsa kayıt altına alın ve haftalık toplantıda gözden geçirin.
Büyük Farklar (500 TL+)
Ciddi araştırma gerekir. Güvenlik kamerası incelemesi, kasiyer ile görüşme, tüm işlemlerin tek tek gözden geçirilmesi.
Yaygın Kasa Farkı Nedenleri
| Neden | Sıklık | Çözüm |
|---|---|---|
| Para üstü hatası | Çok yaygın | Çift kontrol alışkanlığı |
| Girilmemiş satış | Yaygın | Sistem zorunlu hale getin |
| Girilmemiş iade | Yaygın | İade formunu sisteme bağlayın |
| Girilmemiş gider | Orta | Tüm giderler için fatura zorunlu |
| Hırsızlık | Nadir ama önemli | Kamera + çift sayım |
Nakit Güvenlik Protokolü
Fiziksel Güvenlik
- Metal kasa veya kasanın kilitli çekmecede olması
- Kasa çekmeceyi kaldırmak/taşımak için iki kişi gereksin (büyük tutarlar)
- Banka transferini nakit taşımak yerine tercih edin
Sahte Banknot Kontrolü
Her 100 TL, 200 TL ve 500 TL banknotunu kontrol edin. Kalem testi veya UV lambalı kontrol cihazı. 200-500 TL'lik kontrol cihazı yatırıma değer.
Personel Rotasyonu
Farklı kasiyerlerin aynı kasayı farklı günlerde kullanması, tek bir kişinin uzun süre kontrolünü önler.
Kasa Raporundan Çıkan Veriler
Kasa kapanış raporu sadece bugünün değil geleceğin verisidir:
- Nakit/Kart/Havale oranı: Müşterilerinin ödeme tercihi değişiyor mu?
- Saatlik satış dağılımı: Yoğun saatler için personel planlaması
- Kasa giderler özeti: Kontrol dışı harcama var mı?
Siparix ile Kasa Yönetimi
Siparix'in kasa modülü gün başı açılış bakiyesi girişinden gün sonu kapanışa kadar tüm süreci yönetir. Gün sonu raporu fiziki sayım ile karşılaştırma için hazır çıktı verir. Kasa farkı otomatik hesaplanır. Kasiyerin imzalaması için baskı alınabilir. Haftalık kasa özeti raporuyla fark örüntüleri tespit edilebilir.