Müşteri elinde bozuk telefon aksesuarıyla geliyor. "Bunları sizden aldım, garanti kapsamında değiştirin" diyor. Elinizde kayıt yok. O ürünü siz mi sattınız, başka yerden mi aldı, belli değil. "Slipiniz var mı?" diyorsunuz, o da "yok" diyor. Kim kime ne ispat edecek? Bu anlaşmazlık hem müşteri ilişkisini zedeliyor hem de size para kaybettiriyor. Kayıt olsaydı 2 dakikada çözülürdü.
Elektronik sektöründe her ürünün kendine özel seri numarası var. Bu numarayı kaydetmemek, garanti sürecinde ve hukuki anlaşmazlıklarda son derece güçsüz bir konuma düşmek demek. Elektronik toptancılığında seri no takibi artık zorunluluk, seçenek değil.
Seri No Neden Bu Kadar Önemli?
Tekstil veya gıdadan farklı olarak elektronik ürünlerin her birinin fabrikadan çıkarken atanmış tekil bir kimlik numarası var — seri numarası. Bu numara o ürünü dünyada başka hiçbir ürünle karıştırmamanızı sağlıyor.
Garanti anlaşmazlıkları: Müşteri arızalı ürün getirdiğinde "bu ürün benden mi alındı?" sorusunu seri noyla cevaplayabiliyorsunuz. Evet ise ne zaman, hangi satışta aldığını da gösteriyorsunuz. Hayır ise başka yerden aldığını ispatlıyorsunuz.
Çalıntı ürün riski: Elektronik sektöründe çalıntı ürün ciddi bir sorun. Seri no kaydı tutan toptancı, polisten veya sigorta şirketinden gelen sorgulamalara anında cevap verebiliyor. "Bu seri no benden satıldı mı?" sorusunu 30 saniyede cevaplıyorsunuz.
Üretici garanti işlemleri: Üreticiye garanti başvurusu yaparken seri no zorunlu. Bayi onaylı satış yapıyorsanız müşteri adına üreticiye başvuru yaparken de seri no gerekiyor.
İthalat takibi: Gri ithalat veya paralel ithalat söz konusuysa seri no kayıtları hangi ürünün nereden geldiğini gösteriyor. Yasal koruma için kritik.
Hangi Ürünlerde Seri No Takibi Şart?
Her elektronik ürün için seri no tutmak gerekmeyebilir — maliyeti ve getirisine göre önceliklendirmek mümkün.
Kesinlikle takip edilmesi gerekenler:
- Laptop, tablet, bilgisayar
- Akıllı telefon ve aksesuarlar (300 TL ve üzeri)
- Ekran kartı, RAM, SSD gibi bilgisayar bileşenleri
- Kablosuz kulaklık ve hoparlör
- Akıllı ev cihazları
- Kamera ve optik ekipman
- Yazıcı ve çevre birimleri
Takip edilebilir ama zorunlu değil:
- Düşük değerli kablolar (50 TL altı)
- USB hub ve adaptörler
- Standart şarj kabloları
Pratik kural: Birim değeri 150 TL'nin üzerindeki tüm elektronik ürünlerde seri no tutun.
Seri No Nerede Bulunur?
Elektronik ürünlerde seri numarası genellikle şu yerlerde yer alır:
- Ürünün arka yüzündeki etiket
- Ambalaj kutusunun yanında veya altında
- Ürün açıldığında pil bölmesi içinde
- QR kodu tarandığında açılan dijital belge
- Ürünün "Hakkında" menüsünde (telefonlar için)
Önemli not: Kutu seri nosu ile ürün seri nosu eşleşmeli. Eşleşmiyorsa dikkat — farklı ürün kutuya konmuş olabilir.
Seri No Kayıt Sistemi Nasıl Kurulur?
Temel yöntem — giriş aşamasında kayıt: Tedarikçiden mal geldiğinde her ürünün seri nosunu sisteme girersiniz. Bu işlem barkod tarayıcı ile hızlandırılabiliyor. Ürünün kutusundaki barkod tarandığında model bilgisi geliyor, ardından seri no girilip stoka ekleniyor.
Satış aşamasında eşleştirme: Müşteriye ürün satıldığında seri no o müşterinin satış kaydına işleniyor. Artık hangi seri nolu ürünün kim tarafından ne zaman alındığı kayıt altında.
Dijital format: Seri no takibini Excel'de yapmak mümkün ama verimli değil. "Şu seri no benden satıldı mı?" sorusu için binlerce satır Excel'de arama yapmak yerine yazılımda 5 saniyede cevap almak çok daha pratik.
Garanti Süreci Yönetimi
Elektronik toptancısının garanti sürecinde üç farklı konumu olabiliyor:
Yetkili bayi: Üreticiyle bayi anlaşması var, satış sonrası garanti hizmetini siz veriyorsunuz. Bu durumda seri no takibi hem sizin hem üreticinin zorunluluğu.
Yetkisiz toptancı: Üreticiden doğrudan bağımsız alıyorsunuz. Garanti müşteriye üreticiden sağlanıyor. Ama müşteri size geldiğinde "bu ürünü sizden aldım" ispat ediyor — seri no kaydınız yoksa bu iddiayı ne doğrulayabilirsiniz ne de çürütebilirsiniz.
Paralel ithalatçı: Yurt dışından getirilen ürünlerde yerel garanti yok. Müşteriye bunu açıkça söylemeniz gerekiyor. Seri no kaydı olmadan müşteri "garanti almak istiyorum" dediğinde ne yapacaksınız?
Sistem Kurulumunda Pratik Adımlar
1. Ürün kategorisini belirleyin: Hangi ürün kategorileri seri no takibi gerektirecek? Bu listeyi çıkarın.
2. Yazılımı ayarlayın: Siparix'te ürün kartına seri no alanı açarak bu alanı zorunlu kılabilirsiniz. Seri nosuz satış yapılamaz hale getirilebilir.
3. Personeli eğitin: Satış yapan herkesin seri no girme alışkanlığı kazanması gerekiyor. İlk hafta zahmetli, sonra rutin.
4. Mevcut stoku kayıt altına alın: Halihazırda depodaki ürünlerin seri nolarını da girin. Bu geriye dönük iş zaman alır ama sonraki anlaşmazlıklarda koruma sağlar.
Veri Saklama Süresi
Elektronik ürünlerde garanti süresi genellikle 2 yıl. Seri no kayıtlarını en az 3 yıl saklamanız önerilir. Satış bilgisi müşteri kaydıyla birlikte tutulursa yıl sonunda arşivleme de kolay.
Seri no takibi başlangıçta ekstra adım gibi görünüyor. Ama ilk ciddi garanti anlaşmazlığında, ilk hukuki soruşturmada veya ilk sigorta talebinde bu kayıtların değeri anlaşılıyor. O ana kadar beklemeden sistemi kurmak her zaman daha akıllıca.