Toptancı Deposunda Organizasyon: Neden Bu Kadar Önemli?
Küçük bir toptancıda bile "herkes her şeyi yapar" modeli çalışmaz. Kasiyer depo işine karışır, depocu fatura keser, sahip hem satış yapar hem muhasebe takip eder. Sonuç: herkes yorgun ama işler yine de yarım kalır, hatalar artar ve müşteri memnuniyeti düşer.
Net görev tanımları ve sorumluluklar bir toptancıyı işleyen bir makineye dönüştürür. Her personel neyi yapacağını, neyi yapmayacağını ve neyin kendisinden bekleneceğini bilir. Çakışmalar azalır, verimlilik artar.
Bu yazı, toptancı deposundaki temel pozisyonları, her pozisyonun görev tanımını ve performans takibi için pratik bir çerçeve sunuyor.
Toptancı Deposunun Temel Yapısı
Ölçeğe bağlı olarak bir toptancıda asgari şu pozisyonlar bulunur:
| Pozisyon | Minimum Personel | Büyük İşletme |
|---|---|---|
| Kasiyer/Satış | 1-2 | 3-5 |
| Depo sorumlusu | 1 | 2-4 |
| Muhasebe/Ofis | 0-1 | 1-2 |
| Saha satış | 0-2 | 2-8 |
| Sürücü/dağıtım | 0-1 | 1-3 |
Küçük işletmelerde bir kişi birden fazla rolü üstlenebilir. Ama roller net tanımlanmış olmalıdır: "bugün kasiyer yapıyorum, öğleden sonra depo işine yardım ediyorum" — bu kabul edilebilir. "Herkes her şeyi yapıyor" — bu değil.
Kasiyer: Müşterinin İlk Temas Noktası
Kasiyerin önemi çoğu zaman küçümsenir. Oysa müşteri kasiyerden nasıl karşılandığını, işlemin ne kadar hızlı yapıldığını ve faturanın doğru kesilip kesilmediğini günlerce hatırlar.
Temel Sorumluluklar
- Müşteri karşılama ve ürün bilgilendirme
- Barkod okuyucu ile ürün ekleme ve satış işlemi
- Ödeme alma (nakit, kart, havale) ve para üstü verme
- Fatura veya irsaliye yazdırma
- Veresiye satışlarda bakiye kontrolü
- Gün başı kasa açılışı (kasa sayımı)
- Gün sonu kasa kapanışı (sistem ve fiziksel sayım karşılaştırması)
- İade ve değişim işlemleri
Kasiyerin Yapmaması Gerekenler
- Yetki dışı indirim yapmak
- Kredi limiti aşılmış müşteriye satış yapmak
- Stok düzeltmesi yapmak (bu depo sorumlusuna ait)
- Faturasız satış yapmak
Kasiyer Performans Kriterleri
| Kriter | Ölçüm Yöntemi |
|---|---|
| Kasa fark oranı | Günlük, sıfır fark hedefi |
| Ortalama işlem süresi | İşlem başına geçen süre |
| Fatura hata oranı | Aylık düzeltme sayısı |
| Müşteri şikayet sayısı | Aylık şikayet kaydı |
Depo Sorumlusu: Stokun Kalp Atışı
Depo sorumlusu doğru çalıştığında stok hiçbir zaman "yok diyoruz ama var" veya "var diyoruz ama yok" sorunuyla karşılaşmaz. Bu kişinin titizliği tüm operasyonun kalitesini belirler.
Temel Sorumluluklar
- Gelen malı kontrol etme (fatura ile fiziksel ürün karşılaştırması)
- Ürünleri depoya yerleştirme ve raf düzenini koruma
- Stok sayımı yapma (dönemsel ve anlık)
- Minimum stok uyarılarını takip etme
- İrsaliye hazırlama (satış çıkışı)
- İade ürünleri sisteme kaydetme
- Hasarlı veya defolu ürünleri ayrıştırma ve kayıt altına alma
Depo Düzeninin Altın Kuralı
Her ürünün depoda sabit bir yeri olmalıdır. "Bunu nereye koyduk?" sorusu sorulmak zorunda kalınmamalı. Raf etiketleri, bölge işaretleri ve ürün kodu düzeni bir kez kurulunca zaman tasarrufu kalıcı olur.
FIFO (First In First Out) prensibi uygulanmalıdır: ilk gelen malı önce satın. Bu özellikle son kullanma tarihi olan veya sezonsal ürünlerde kritiktir.
Depo Sorumlusu Performans Kriterleri
| Kriter | Hedef |
|---|---|
| Stok doğruluğu | %98 ve üzeri |
| Sipariş hazırlama süresi | Sipariş başına maksimum X dakika |
| Hasarlı ürün oranı | Aylık toplam stokun %1'inden az |
| Stok sayım tutarsızlığı | Ayda maksimum 2-3 adet hata |
Muhasebe/Ofis Personeli: Rakamların Düzeni
Küçük toptancılarda bu rol sahip veya kasiyerle paylaşılabilir. Orta ölçekli işletmede ayrı bir pozisyon olmalıdır.
Temel Sorumluluklar
- Gelen faturaların kontrolü ve kaydı
- Veresiye bakiye takibi ve tahsilat hatırlatması
- Banka işlemleri ve mutabakat
- Muhasebeciye aylık belge hazırlama
- Personel ücret takibi (bordro muhasebeciye ait olabilir)
- Satış raporları hazırlama
Personel Eğitimi: Yazılım Kullanımı Şart
Personel işe başladığında yazılım eğitimi ilk günün zorunlu bir parçasıdır. Eğitim verilmeden sisteme alınan personel hata yapar, zaman kaybeder ve işi zorlu bulur.
Eğitim içeriği pozisyona göre ayrılır:
Kasiyer eğitimi (4-6 saat): Satış akışı, barkod okuyucu, ödeme alma, fatura yazdırma, kasa kapatma.
Depo sorumlusu eğitimi (3-4 saat): Stok giriş-çıkış, irsaliye hazırlama, stok sayım, minimum stok uyarısı.
Ofis personeli eğitimi (2-3 saat): Raporlar, veresiye takibi, müşteri bilgileri.
Yetki Seviyeleri
Her personelin tüm sistem özelliklerine erişmesi gerekmez. Yetki seviyeleri şu sorunu önler: kasiyerin yanlışlıkla stok düzenlemesi yapması, depo personelinin yanlışlıkla veresiye kaydı değiştirmesi.
Siparix'te kullanıcı bazlı yetki tanımlaması yapılabilir. Kasiyer yalnızca satış ekranını, depo sorumlusu yalnızca stok ekranını, yönetici tüm sistemi görebilir.
Siparix ile Personel Yönetimi
Siparix'te her kullanıcıya ayrı giriş ve yetki tanımlanır. Gün sonunda kasiyer bazlı satış raporu alınır: kimin kaç işlem yaptığı, hangi tutarda satış gerçekleştirdiği görünür. Kasa açma-kapama kayıtları tarih ve kullanıcı bilgisiyle saklanır. Bu raporlar hem performans değerlendirmesi hem de olası usulsüzlük tespiti için kullanılır.
Sonuç
Toptancı deposunda net görev tanımı, düzenli eğitim ve performans takibi küçük yatırımla büyük verimlilik sağlar. Yanlış anlaşılmalardan kaynaklanan hatalar azalır, personel daha güvenli çalışır ve müşteri deneyimi iyileşir. Organizasyon yapısı büyüdükçe daha da kritik hale gelir — o yüzden erken kurmak geçtikten sonra kurmaktan çok daha kolaydır.