Stok Sayımı Neden Zorunlu?
POS sisteminiz her satışta stoku otomatik günceller. O zaman neden fiziksel sayım gerekli?
Çünkü sistemdeki stok ile depodaki gerçek stok zaman içinde ayrışır:
- Fire ve hasar: Kırılan, bozulan, ıslanan ürünler sisteme girilmeyebilir
- Hırsızlık: Küçük ölçekli hırsızlık sisteme yansımaz
- Giriş hataları: Yanlış miktarda girilmiş mal alımı
- İade kayıtları: İade alınan malın stoka düzgün eklenmemesi
- Barkod karışıklığı: Yanlış barkod okutulan satışlar
Bu farklar küçük görünür ama birikim yapar. Yıllık sayımda %3-5 stok farkı çıkması nadir değildir. Yüksek cirolu bir toptancı için bu yüzdelerin TL karşılığı çok büyüktür.
Sayım Yöntemleri
Yıllık Tam Sayım
Yılda bir kez, genellikle yıl sonu veya sezon kapanışında tüm stok sayılır. Bu muhasebe açısından zorunludur ama tek başına yeterli değildir.
Dezavantajı: Yıl içinde biriken farkları geç tespit eder.
Döngüsel Sayım (En İyi Yöntem)
Tüm stoğu bir anda saymak yerine, her gün veya her hafta stokun belirli bir bölümünü sayarsınız. Yıl içinde tüm stok birkaç kez sayılmış olur.
Örnek döngüsel sayım planı:
- Her Pazartesi: A grubu ürünlerin %10'u (2-3 ay içinde A grubunun tamamı sayılmış olur)
- Her ay: B grubu ürünler
- Her çeyrekte: C grubu ürünler
Bu yöntem hem farkları erken tespit eder hem de büyük yıllık sayım yükünü azaltır.
Spot Sayım
Şüphelendiğiniz veya yoğun hareket olan ürünleri anlık sayarsınız. "Bu üründen çok satış var ama stok garip görünüyor" durumunda spot sayım yapılır.
Sayım Hazırlığı
Sistemi Dondurun
Sayım sırasında satış yapmak sayım sonuçlarını bozar. Küçük işletmelerde sayım günü kısa süre satış durdurulabilir. Büyük depolarda bölüm bölüm sayım yapılır ve o bölüm sayılırken o bölümden satış yapılmaz.
Sayım Listesi Oluşturun
POS sisteminden lokasyon bazlı sayım listesi alın. Bu liste şunları göstersin:
- Ürün adı ve barkodu
- Sistem stok miktarı (sayım öncesi gizlenebilir)
- Lokasyon
Ekip Hazırlayın
Sayım takım işidir:
- Sayıcı: Ürünleri fiziksel olarak sayar
- Kaydedici: Sayım sonuçlarını yazar veya sisteme girer
- Kontrol: Şüpheli noktalarda ikinci sayım yapar
Sayım Süreci
- Lokasyon listesi başından itibaren ilerleyin
- Her gözde ürünü fiziksel olarak sayın
- Barkod okuyucuyla veya elle kaydedin
- Sonraki gözüne geçin
Sayım tamamlandığında sistem mevcut stok ile sayım sonuçlarını karşılaştırır. Fark olan kalemleri listeler.
Fark Analizi
Fark çıkan ürünler için şu adımları izleyin:
- Tekrar sayım: İlk sayım yanlış olabilir. Fark çıkan ürünleri tekrar sayın.
- Kayıt inceleme: Son 30 günün giriş-çıkış kayıtlarına bakın. Hata var mı?
- Fiziksel kontrol: Ürün yanlış rafta mı? Başka lokasyonda mı?
- Düzeltme: Gerçek sayım doğruysa sistemi gerçek değere göre düzeltin. Farkı fire/ziyan olarak kaydedin.
Kayıp Analizi
Sayım farkları zaman içinde bir grafik oluşturur. Bu grafik size şunu söyler:
- Hangi kategoride sürekli kayıp var? (Hırsızlık şüphesi?)
- Hangi dönemde fark artıyor? (Yoğun sezon hataları?)
Bu analiz hem güvenlik önlemlerine hem de süreç iyileştirmesine yön verir.
Barkod Okuyucuyla Hızlı Sayım
Modern depolarda stok sayımı mobil barkod okuyucu ile yapılır:
- Her ürünü barkod okutarak sayarsınız
- Sistem anlık güncellenir
- Hata minimum, hız maksimum
Bu yöntem büyük depolar için saatler kazandırır.
Sonuç
Stok sayımı sıkıcı ama vazgeçilmez bir operasyondur. Döngüsel sayım yöntemi hem farkları erken tespit eder hem de yıllık büyük sayım kargaşasını önler. POS yazılımının sayım desteğiyle bu süreç çok daha verimli hâle gelir.