İrsaliye Nedir?
İrsaliye (sevk irsaliyesi), malın bir yerden bir yere gönderildiğini belgeleyen ve içeriğini gösteren belgedir. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmesi zorunludur.
İrsaliyede bulunması gereken bilgiler:
- Gönderen ve alıcı bilgileri
- Mal bilgileri (ürün adı, miktar, birim)
- Gönderim tarihi
- Araç plakası (nakliye varsa)
- Sıra numarası
İrsaliye fiyat içermez. Sadece "ne gönderildi, ne kadar gönderildi" bilgisini taşır.
Fatura Nedir?
Fatura, mal tesliminin veya hizmet ifasının gerçekleştiğini belgeleyen ve finansal sonuçları gösteren belgedir. Muhasebe ve vergi açısından temel belge faturadır.
Faturada bulunması gereken bilgiler:
- Satıcı ve alıcı bilgileri + vergi numaraları
- Ürün detayları (ad, miktar, birim fiyat)
- KDV oranı ve tutarı
- Toplam tutar
- Düzenleme tarihi
- Fatura numarası
Fatura hem mal bilgisini hem de finansal bilgiyi içerir.
İrsaliye - Fatura İlişkisi
Toptancılıkta üç yaygın senaryo vardır:
Senaryo 1: Mal Gönderimi + Fatura Ayrı
Malı önce irsaliyeyle gönderirsiniz, faturayı ay sonu veya belirli bir dönemde toplu kesersiniz. Uzun vadeli müşterilerle sık kullanılan yöntemdir.
Avantaj: Müşteriyle ay sonu mutabakat yapabilir, toplu fatura kesersiniz. Dikkat: İrsaliye tarihinden itibaren 10 gün içinde fatura düzenlenmelidir (VUK gereği).
Senaryo 2: İrsaliyeli Fatura
İrsaliye ve fatura tek belgede birleştirilir. Hem mal bilgisini hem de finansal bilgiyi içerir. Bu durumda ayrıca irsaliye düzenlemeye gerek yoktur.
En yaygın kullanım: Küçük ve orta ölçekli toptancılar genellikle bu yöntemi tercih eder.
Senaryo 3: Sadece Fatura
Malı müşteri bizzat alıyorsa (teslim depoda yapılıyorsa) irsaliye zorunlu değildir. Fatura yeterlidir.
E-İrsaliye ve E-Fatura
Belirli bir ciro eşiğinin üzerindeki mükellefler için e-fatura zorunludur. E-irsaliye de belirli sektörler için gereklilik haline gelmiştir.
E-fatura zorunluluğu: 3 milyon TL üzerinde yıllık brüt satış hasılatı olan mükellefler (2024 yılı itibariyle, bu eşik değişebilir — güncel durumu muhasebeciniziyle teyit edin).
E-irsaliye: Özellikle lojistik ve dağıtım sektörü için geçerlidir.
E-fatura ve e-irsaliye için GIB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemi üzerinden entegrasyon gereklidir. Çoğu muhasebe ve ERP yazılımı bu entegrasyonu sağlar.
POS Yazılımında İrsaliye ve Fatura Akışı
Toptancıya özel POS yazılımı şu akışı desteklemelidir:
- Satış yapılır ve irsaliye oluşturulur
- Mal sevk edilir, irsaliye yazdırılır ve araçta bulunur
- Müşteri malı teslim alır, irsaliyeyi imzalar
- Dönem sonunda irsaliyeye dayanarak fatura kesilir
- Fatura müşteriye iletilir
Bu akışta irsaliye ile fatura arasındaki bağlantı sistemde tutulur. "Bu fatura hangi irsaliyeye dayanıyor?" sorusu anında yanıtlanabilir.
Sık Sorulan Sorular
"İrsaliyesiz mal taşıyabilir miyim?" Hayır. Mal taşınırken araçta irsaliye veya irsaliyeli fatura bulunması zorunludur. Denetimde bu belge olmazsa ceza kesilebilir.
"İrsaliyeyi kim düzenler?" Malı gönderen taraf düzenler. Toptancı mal gönderiyorsa irsaliyeyi toptancı düzenler.
"Faturayı ne zaman kesmem gerekiyor?" İrsaliye tarihinden itibaren 10 gün içinde. Bu süreyi geçirmemek önemlidir.
Sonuç
İrsaliye ve fatura ayrımını anlamak hem yasal uyum hem de müşteri ilişkileri açısından önemlidir. Toptancılarda genellikle "irsaliyeli fatura" en pratik çözümdür. E-fatura zorunluluğunu takip edin ve muhasebecizle uyumlu çalışın.