Toptancılıkta kalite kontrol, sadece "ürün iyi mi kötü mü?" sorusunun ötesinde bir süreçtir. Malı doğru teslim almak; sayım doğruluğunu, belge uyumunu, hasar tespitini ve sisteme doğru girişi kapsar. Bu sürecin herhangi bir aşamasında yapılan hata, ilerleyen günlerde ciddi operasyonel sorunlara dönüşür.
Teslim Alma Sürecinin Önemi
Bir toptancının günde 10 farklı tedarikçiden mal aldığını düşünelim. Her teslimatta yapılan küçük bir hata — 10 ürün eksik sayım, bir kolinin hasar tespiti atlanması, fatura ile irsaliyenin uyuşmaması — ayda 300 hata potansiyeli demektir.
Bu hataların sonuçları:
- Sistemdeki stok rakamı gerçekle uyuşmaz
- Müşteriye "var" dediğiniz ürün aslında yoktur
- Tedarikçiye ödenecek tutarlar yanlış hesaplanır
- İade ve şikayet süreci başladığında ispat belgesi yoktur
Adım 1: Beklenen Teslimatı Önceden Hazırlayın
İyi bir teslim alma süreci, mal gelmeden önce başlar.
Sipariş belgesi kontrolü: Gelen teslimattan önce sipariş kaydınızı açın. Hangi ürünleri, hangi miktarda, hangi fiyattan sipariş ettiğinizi bilmeniz gerekir.
Alan hazırlığı: Teslim alma bölgenizin boş ve hazır olduğundan emin olun. Gelen mal için yeterli alan yoksa panikle yapılan kabul, hatalara davetiye çıkarır.
Personel hazırlığı: Teslim alma sorumlusu kim? O kişi görev başında mı? Herkes her malı kabul etmemeli.
Adım 2: İrsaliye ve Fatura Kontrolü
Araç geldiğinde ilk yapılacak iş belge kontrolüdür:
- İrsaliye: Tedarikçinin gönderdiği ürünlerin listesi. Kendi siparişinizle karşılaştırın.
- Fatura: Ödeyeceğiniz tutarı gösterir. İrsaliye ile tutarlı mı?
- İrsaliye numarası: Kayıt altına alın. İlerleyen süreçte ihtiyacınız olacak.
Belge uyumsuzluğu varsa (sipariş 100 kutu, irsaliyede 90 kutu) malı kabul etmeden önce tedarikçiyle iletişime geçin. Belge imzalanınca hukuki olarak teslim almış sayılırsınız.
Adım 3: Fiziksel Sayım
Belge kontrolü tamamlanınca sayıma geçin. Sayım yönteminiz ürün tipine göre değişir:
Kolili ürünler: Önce koli sayısını yapın. Sonra rastgele seçtiğiniz en az 3 koliyi açarak içindeki adedi kontrol edin. Örtüşüyor mu?
Bağımsız parçalar: Her birini teker teker sayın. Eleman sayısı yüksekse barkod okuyucu ile sistematik sayım yapın.
Paletli gönderiler: Palet ağırlığını tartı ile kontrol edin. Sipariş edilen ağırlıkla eşleşiyor mu?
Pratik kural: Rutin tedarikçilerden gelen ve geçmişte sorun çıkmayan teslimatlar için hızlı/rastgele sayım yeterlidir. Yeni tedarikçiler veya büyük siparişlerde tam sayım yapın.
Adım 4: Kalite ve Hasar Kontrolü
Sayım doğruysa kalite kontrole geçin:
Görsel kontrol:
- Ambalajlarda yırtık, ezilme, ıslanma var mı?
- Etiketler doğru mu? Yanlış etiketli ürün, stok kaosuna yol açar.
- Son kullanma tarihleri (gıda/kozmetik/ilaç) uygun mu?
- Renk/model sipariş edilenden farklı mı?
Fiziksel kontrol:
- Elektronik ürünlerde hasar tespiti için örnek açılım yapın.
- Tekstilde kumaş kalitesi veya dikişleri kontrol edin.
- Cam/seramik ürünlerde kırık arayın.
Karantina kararı: Hasar tespit edilen ürünleri hemen karantina bölgesine alın. Bunları ana stoka karıştırmayın.
Adım 5: Sisteme Giriş — Siparix ile Verimli Teslim Alma
Fiziksel kontrol bittikten sonra ürünler sisteme girilir. Bu adımda Siparix büyük kolaylık sağlar:
- Barkod okuyucu ile hızlı ürün girişi
- Tedarikçi irsaliyesini sisteme kaydetme
- Otomatik stok güncelleme
- Karantina ürünlerini ayrı işaretleme
- Lot ve seri numarası takibi (gerektiğinde)
Sisteme giriş yapılmadan depoyu terk eden mal, "görünmez" mal haline gelir. Satışta "yok" göründüğü için müşteri kaybedilir veya aynı ürün tekrar sipariş edilir.
Adım 6: İrsaliyeyi İmzalayın ve Saklayın
Her şey kontrol edildikten sonra irsaliyeyi imzalayın. İmzalamadan önce hasar notunu düşün:
"X adet hasarlı, kabul şerhli teslim alınmıştır."
Bu şerh, tedarikçiyle ilerleyen süreçteki anlaşmazlıklarda hukuki güvencenizdir.
İrsaliye kopyasını dosyalayın. Dijital arşiv için fotoğrafını çekin.
Yaygın Hatalar ve Önlemleri
Hata 1: "Güveniyoruz, saymayız" Saymamak, en güvendiğiniz tedarikçilerde bile yılda kaç kez hata yapıldığını bilmemek demektir. Her zaman sayın.
Hata 2: Hasarı sonradan fark etmek Mal depoya dağıldıktan sonra hasar tespit etmek, ispat zorluğu yaratır. Teslim sırasında tespit etmek şarttır.
Hata 3: Sisteme gecikmeli giriş O gün girilen mal, o gün satılabilir. Gecikmeli giriş hem stok hatalarına hem de müşteri hayal kırıklığına yol açar.
Hata 4: Herkesin mal kabul etmesi "Kim boştaysa o kabul etti" yaklaşımı sorumluluk boşluğu yaratır. Tek sorumlu belirleyin.
Sonuç
Kalite kontrol ve doğru teslim alma, toptancılıkta kârlılığın gizli silahıdır. Sistematik bir süreç kurulduğunda, stok hataları dramatik şekilde azalır, tedarikçi ilişkileri güçlenir ve müşteri memnuniyeti artar. Siparix ile teslim alma sürecini dijitalleştirmek; barkod okuyucu entegrasyonu, otomatik stok güncellemesi ve irsaliye kaydı sayesinde hem hız hem doğruluk sağlar.