Envanter sayımı birçok toptancının ertelemek istediği ama yapmak zorunda olduğu bir işlemdir. Depo dolu, ürünler dağınık, takım yetersiz ve üstüne bir de iş sürerken sayım yapılmak zorunda. Ama doğru planlama ve yöntemle bu süreci hem kısaltabilir hem de çok daha güvenilir sonuçlar alabilirsiniz.
Neden Envanter Sayımı Zorunlu?
Dijital sisteminizdeki stok rakamları ile fiziksel depodaki gerçek stok zamanla ayrışır. Bu ayrışmanın nedenleri çoktur:
- Kayıt girilmeden yapılan çıkışlar
- Hasarlı mal imha edildi ama sistemden düşülmedi
- Tedarikçi eksik teslim etti, sistem tam teslim kaydetti
- Hırsızlık veya kayıp
- Transferler sırasında hata
Sistem ne diyorsa doğru kabul etmek muhasebe hatalarına ve yanlış stok kararlarına yol açar. Envanter sayımı bu tutarsızlıkları tespit eder.
Sayım Tipleri
Her sayım aynı kapsamda olmak zorunda değil. Farklı durumlara göre farklı sayım yöntemleri var.
Tam sayım: Tüm deponun eksiksiz sayılması. Genellikle yılda bir kez, iş saati dışında yapılır. Muhasebe yılı sonu için zorunlu.
Döngüsel sayım: Depo bölgelere veya kategorilere ayrılır ve her bölge düzenli aralıklarla sayılır. Örneğin A bölgesi her ay, B bölgesi her iki ayda bir. Tam sayımın zahmetini azaltır, sürekli doğruluk sağlar.
Spot sayım: Şüphe duyulan ürünler veya yüksek değerli kalemler için anlık sayım. Uyumsuzluk bildirimi geldiğinde veya hırsızlık şüphesi olduğunda yapılır.
Sipariş öncesi sayım: Büyük bir sipariş vermeden önce ilgili ürünlerin sayımı. Hem gereğinden fazla hem gereğinden az sipariş vermenizi önler.
Hazırlık: Sayım Gününden Önce
İyi bir sayım iyi bir hazırlıkla başlar.
Tarih ve saat belirleyin: İdeal seçenek hafta sonu veya gece. İş saati dışında sayım yapmak hem hareket eden stok sorununu önler hem sayım ekibinin odaklanmasını sağlar. Eğer iş saatinde yapılıyorsa sayım süresince yeni mal girişi ve çıkışı durdurulmalı.
Takımı belirleyin: 2 kişilik ekipler idealdir. Biri sayar, biri yazar. Büyük depolarda paralel çalışan birden fazla ekip olabilir.
Formu hazırlayın: Sayım formu şu sütunları içermeli:
- Ürün adı
- Barkod
- Sistem stoğu (sayımdan önce rapordan alınır)
- Sayılan stok
- Fark
- Açıklama (fark nedeni)
Depoyu hazırlayın: Sayım öncesinde dağınık ürünleri raflarına koyun. Herhangi bir ürün farklı bir yerde ikinci bir kopyası varsa birleştirin.
Sayım Yöntemi: Adım Adım
Adım 1: Bölgeleri Belirleyin
Büyük depolarda her bölgeye bir ekip atayın. Bölgeler arası geçiş olmadan her ekip kendi bölgesini bitirsin.
Örnek bölüm planı:
- Bölge A: Raf 1-5 (Erkek giyim)
- Bölge B: Raf 6-10 (Kadın giyim)
- Bölge C: Raf 11-15 (Çocuk giyim)
- Bölge D: Zemin depo (Büyük paketler, koliler)
Adım 2: Barkod ile Sayım
Barkod okuyucu varsa kullanın. Her ürünü tarayın, adet yazın. Barkod yoksa ürün adı ile eşleştirin.
İpucu: Sayım sırasında ürünleri rafta bırakın, sayıldıktan sonra işaretleyin (küçük sticker veya çizgi). Bu şekilde hangi ürünün sayıldığını takip edersiniz.
Adım 3: Kayıt ve Doğrulama
Sayılan miktarları forma yazın. Kritik ürünlerde çift sayım yapın — biri sayar, biri tekrar sayar, sonuçlar uyuşuyor mu kontrol eder.
Adım 4: Sisteme Girişi
Sayım sonuçlarını sisteme girin. Sistem otomatik olarak farkı hesaplar.
Uyumsuzluk Analizi
Fark çıktı — ne yapılır?
Küçük fark (1-3 birim): Fire, kırık, küçük kayıp gibi operasyonel nedenler. Sistemi gerçekle düzeltin, not düşün.
Orta fark (5-20 birim): Araştırın. Kayıt dışı satış mı yapıldı? Transfer kaydı girilmedi mi? Tedarikçi eksik mi teslim etti?
Büyük fark (20+ birim): Ciddi sorun. Muhtemelen sistematik bir kayıt hatası veya hırsızlık var. Derinlemesine araştırma gerekli.
Uyumsuzluk nedenlerini kayıt altına alın. Bir sonraki sayımda aynı kategoride tekrar büyük fark varsa süreçte kalıcı bir sorun demektir.
Dijital Envanter Sayımı ile Tasarruf
Kağıt form ve manuel giriş yerine dijital sayım daha hızlı ve hatasız.
Siparix'te sayım modu açıldığında barkod okuyucu ile her ürünü tarayabilirsiniz. Sistem anlık olarak sayılan miktarı kaydeder ve sistemdeki miktarla karşılaştırır. Sayım tamamlandığında fark raporu otomatik oluşur.
Bu yöntemle 500 ürünlük bir depo sayımı 3-4 saatte tamamlanabilir. Kağıt yönteminde aynı iş 1-2 gün alabilir.
Sayım Sonrası Düzeltme Kayıtları
Sayım sonucunda stok düzeltmesi yapmanız gerekebilir. Bu kayıtlar muhasebede önemlidir.
- Stok düşüşü (fire, kayıp, hırsızlık): Gider olarak kaydedilir
- Stok fazlası (önceden eksik sayım, tedarikçi fazla göndermiş): Düzeltme kaydı
Bu kayıtları muhasebecinizdeki ile koordineli yapın. Yıl sonu bilançonuzu etkiler.
Düzenli envanter sayımı hem operasyonel güvencedir hem muhasebe doğruluğunun temelidir. Yılda bir kez tam sayım, aylık döngüsel kontrol ile desteklenirse deponuza tam hâkimsiniz demektir.