Kalitesiz Mal Bir Kez Kabul Edilirse İki Kez Ödenir
Tedarikçiden gelen malı direkt depoya aldınız. Müşteri siparişini hazırladınız, teslim ettiniz. Müşteri 3 gün sonra aradı: "Mal hasarlı, renk yanlış, adet eksik."
Şimdi ne olacak? İade alacaksınız, nakliye tekrar ödeyeceksiniz, müşteri memnuniyetsizliği kalacak. Belki tedarikçiden tazminat alırsınız, belki alırsınız. Ama asıl hasar müşteri güveninde yaşanmıştır.
Mal kabul sırasında harcanan 15-20 dakika, iade ve şikayetle geçecek saatlerin önüne geçer. Kalite kontrol bir maliyet değil, yatırımdır.
Neden Kontrolsüz Kabul Riskli?
Tedarikçiler mükemmel değildir. Fabrika hatası, nakliye hasarı, yanlış sevkiyat — bunlar gerçek ve sık karşılaşılan sorunlardır. Kontrol edilmeden giren her sorunlu ürün sistemde "sağlıklı stok" olarak görünür. Müşteriye gittiğinde sorun patlak verir.
Büyük hacimlerde sorunlu malın tespiti zordur. 1.000 adetin 50'si hasarlı olabilir; sistematik kontrol olmadan bu 50 parça müşterilere dağılır.
Mal Kabul Prosedürü: Adım Adım
Adım 1: Belge Kontrolü
Araç geldiğinde önce belgeleri kontrol edin:
- İrsaliye veya fatura: Doğru firma, doğru tarih, doğru ürün listesi
- Taşıma senedi: Kargo ise onay belgesi
- Ürün kodu eşleşmesi: Sipariş ettiğiniz ile gelen aynı mı?
Belge uyuşmazlığı varsa malı kabul etmeden tedarikçiyi arayın.
Adım 2: Dış Görünüm ve Ambalaj Kontrolü
Kasalar, koliler, poşetler hasarsız mı? Ezik, ıslanmış, delinmiş ambalaj içindeki ürüne hasar vermiş olabilir.
Hasarlı ambalajı fotoğraflarla belgeleyin. İrsaliyeye "ambalaj hasarlı teslim alındı" notu düşüp imzalayın. Bu not ilerideki iade sürecinde delil olur.
Adım 3: Adet Sayımı
İrsaliyede 500 adet yazıyorsa 500 sayın. Toptancılar "güvenirim" diyerek saymayı atlar, sonra eksik çıkar.
Büyük hacimlerde tam sayım yerine koli sayısı + koli başı standart adet kontrolü yapılabilir. "50 koli, her kolide 20 adet = 1.000 adet." Ama açık kolileri mutlaka sayın.
Adım 4: Ürün Kalite Örneklemesi
Her ürünü tek tek kontrol etmek mümkün değildir. Büyük partilerde örnekleme yöntemi kullanılır:
| Parti Büyüklüğü | Kontrol Edilen Adet | Yüzde |
|---|---|---|
| 100 adet | 10 adet | %10 |
| 500 adet | 30-40 adet | %6-8 |
| 1.000 adet | 50-60 adet | %5-6 |
| 5.000 adet | 150-200 adet | %3-4 |
Örneklenen ürünlerde sorun oranı %5'i aşıyorsa tüm partiyi detaylı incelemeniz veya tedarikçiyle görüşmeniz önerilir.
Adım 5: Sorunlu Ürünlerin Ayrıştırılması
Hasarlı, yanlış veya kalitesiz ürünleri hemen ayrıştırın. Aynı depoda, aynı rafta durmalarına izin vermeyin. Karışma riski yüksektir.
Sorunlu ürünlerin:
- Adeti kayıt altına alın
- Fotoğrafını çekin
- Tedarikçiye bildirin (aynı gün tercih edin)
- İrsaliyeye not düşün
Adım 6: Sisteme Giriş
Yalnızca sağlıklı ürünleri stoka girin. Sorunlu ürünler için ayrı kayıt veya "beklemedeki stok" notu tutun.
Tedarikçiye Nasıl Bildirilir?
Sorunlu mal için tedarikçiye hemen bildirin. Geç bildirme "neden daha önce söylemediniz" sorusuna muhatap ettirir.
İdeal bildirim:
- Telefon görüşmesi (acil, aynı gün)
- WhatsApp ile fotoğraf ve adet gönderimi
- Çözüm talebi: İade mi, değişim mi, fiyat farkı mı?
İlişkiyi sürdürmek istiyorsanız sert ton kullanmaktan kaçının ama talebinizi net iletın.
Sık Karşılaşılan Sorunlar
| Sorun | Sıklık | Çözüm |
|---|---|---|
| Eksik adet | Yüksek | Her sefer sayım rutini |
| Yanlış renk/model | Orta | İrsaliye ile karşılaştırma |
| Hasarlı ambalaj | Orta | Fotoğraf ile belgele, kabul notu |
| Kalite düşüklüğü | Düşük | Örnekleme kontrolü |
| Süresi dolmuş ürün (gıda) | Düşük | Son kullanma tarihi kontrolü |
Siparix ile Mal Kabul
Siparix'te alım kaydı oluşturulurken adet ve tedarikçi bilgisi girilir. Sorunlu mal için sipariş notuna açıklama eklenir. Stoka girmeyen veya bekleyen ürünler sistem üzerinde ayrı tutulabilir. Böylece gerçek kullanılabilir stok her zaman doğru görünür ve müşteriye hasarlı ürün gönderilme riski en aza iner.