Toptancı olarak üreticiye karşı haklarınız var: garanti, ürün geri çağırma, hatalı mal iadeleri. Bu hakları kullanmak için kayıtlarınızın eksiksiz olması şart. Kayıt yoksa hak da yoktur.
Neden Garanti Takibi Yapılmalı?
Klasik senaryo: Tedarikçiden 6 ay önce aldığınız ürünlerde toplu arıza çıktı. Müşterileriniz şikayet ediyor. Tedarikçiye döndüğünüzde "hangi partiden aldınız, ne zaman?" diye soruyorlar. Cevap veremezseniz garanti haktan yararlanamayabilirsiniz.
Garanti takibi şu durumlarda hayat kurtarır:
- Toplu arıza veya güvenlik sorunu çıkan ürünlerde
- Tedarikçi değiştiğinde geçmiş anlaşmazlıklar için
- Ürün geri çağırma (recall) kampanyalarında
- Sigorta tazminat süreçlerinde
Tedarikçiden Alım Kayıtları
Her tedarikçi alımında şu bilgileri sisteme girin:
| Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Alım tarihi | Fatura tarihi |
| Parti / Lot numarası | Ürün kutusunda veya faturada bulunur |
| Ürün adı ve kodu | Tedarikçinin ürün referansı |
| Miktar | Kaç adet alındı |
| Garanti bitiş tarihi | Alım tarihinden itibaren garanti süresi |
| Tedarikçi adı ve iletişim | Garanti anlaşmazlığında kim aranacak |
Bu bilgiler olmadan tedarikçiye geri dönmek çok daha zor olur.
Müşteriye Satış Takibi: Lot Bağlantısı
Garanti sorunlarının en kritik boyutu: sorunlu ürün hangi müşterilere gitti?
Bir partide sorun varsa o partiden kim aldı, kim iade etmeli? Bu soruyu cevaplayabilmek için satış anında lot numarasını kaydetmeniz gerekir.
Pratikte her satışta lot kaydı tutmak zor görünebilir. Ama şunu düşünün: 1.000 adet sorunlu ürünü hangi müşterilere sattığınızı bilmek için hepsini aramak mı kolay, yoksa sistem raporu almak mı?
Ürün Geri Çağırma (Recall) Süreçleri
Gıda, ilaç, elektrikli ürün gibi kategorilerde üreticiler zaman zaman toplu geri çağırma yapar. Bu durumda:
- Tedarikçi size hangi lot numaralı ürünlerin etkilendiğini bildirir
- Siz hangi müşterilere o lottan sattığınızı tespit edersiniz
- Müşterileri bilgilendirirsiniz ve ürünleri geri alırsınız
- Tedarikçiye iade edersiniz
Lot kaydı olmadan 3. adımı yapamazsınız ve ticari sorumluluk size kalır.
Garanti Belgesi Yönetimi
Bazı ürünlerde garanti belgesi veya sertifika müşteriyle birlikte gitmeli. Bu belgeyi:
- Dijital kopyasını saklayın
- Hangi müşteriye gönderildiğini kaydedin
- Müşteri garanti talep ettiğinde hızlıca bulun
Garanti belgesini kaybeden müşteri size döner. "Ben size verdim" demek yerine dijital kopyasını anında iletebilmek profesyonellik göstergesidir.
Hatalı Mal İadesi: Tedarikçiye İspat
Toplu aldığınız malda kalite sorunu varsa tedarikçiye iade için ispat gerekir. Ispat zinciri:
- Malı aldığınızdaki fatura (tarih ve lot)
- Sorunun fotoğraflı belgesi
- Hangi müşterilere gittiğine dair kayıt (eğer müşteri şikayeti varsa)
- Şikayet tarihleri
Bu belgeler olmadan tedarikçi "bizden değil, yanlış sakladınız" diyebilir. Belgeler her şeyi netleştirir.
Siparix'te tedarikçi alımları ve müşteri satışları kayıt altında tutulur. Lot bazlı takip için ürünlere özel not veya kod alanını kullanabilirsiniz. Garanti ve lot yönetimi başlangıçta zahmetli görünür ama ilk sorun anında bu kayıtların değeri açıkça ortaya çıkar.
Tedarikçinize karşı haklarınızı korumak istiyorsanız belgelerinizin temiz tutulması şart.