Kafede stok sayımı, depodaki ve bardaki malzemenin fiziksel miktarını kayıttaki miktarla karşılaştırma işidir. Amaç sadece ne kadar süt kaldığını bilmek değil, satışın, firenin ve ikramın kayda doğru geçip geçmediğini görmektir. Satılan her latte reçeteye göre stoktan düşüyorsa, sayımda çıkan fark size kayıt dışı kalan tüketimi gösterir.
Neyi, ne sıklıkla sayın?
Her kalemi her gün saymak gerekmez. Değerine ve bozulma hızına göre üç grup yapın:
- Günlük veya vardiya sonu: Süt, bitki bazlı sütler, krema, taze tatlılar. Hızlı tükenir, son kullanma tarihi kısadır, fire burada oluşur.
- Haftalık: Kahve çekirdeği, şuruplar, çay, çikolata ve toz ürünler. Değerlidir; haftalık sayım farkı erken yakalar.
- Aylık: Bardak, kapak, pipet, peçete, temizlik malzemesi. Değeri düşük, tüketimi düzenlidir.
Sayım günü adımları
1. Sayımı sabit bir saate koyun
Sayımı her hafta aynı gün ve aynı saatte, tercihen açılıştan önce ya da kapanıştan sonra yapın. Sayım sırasında satış sürerse sayılan ile kayıttaki arasında zaman farkı oluşur.
2. Birimleri baştan sabitleyin
Kahve çekirdeğini gram mı, paket mi sayacağınızı; sütü litre mi, kutu mu sayacağınızı belirleyin ve reçetedeki birimle aynı tutun. Açık paketi tahmini oranla değil, tartarak sayın.
3. Önce bekleyen kayıtları tamamlayın
Sayımdan önce o günün firelerini, ikramlarını, personel tüketimini ve gelen mal girişlerini kaydedin. Kaydedilmemiş bir mal girişi, sayımda stok fazlası gibi görünür.
4. Raf raf sayın, iki kişiyle
Depo ve bar ayrı listelerle sayılır. Mümkünse bir kişi sayar, bir kişi yazar; kalemler raf sırasına göre listelenirse unutma azalır.
5. Farkı kalem kalem çıkarın
Sayılan miktar ile kayıttaki miktarı yan yana koyun. Fark çıkan kalemler için nedeni yazın: kaydedilmeyen fire, yanlış reçete miktarı, kaydedilmeyen mal girişi veya iade.
Fark nereden çıkar?
- Reçete gerçeği yansıtmıyor: Reçetede 18 gram yazan espresso, barda 20 gram çekiliyorsa çekirdek stoğu kayıttan hızlı azalır.
- Fire kaydedilmiyor: Dökülen süt, kalibrasyon shotları, yanlış hazırlanan içecekler. Fire kaydı olmadan sayım hiçbir zaman tutmaz.
- İkram ve personel tüketimi: Kasaya girmeyen her içecek stoktan düşmez.
- Mal girişi eksik: Tedarikçiden gelen koli kaydedilmemişse sayımda fazla çıkar.
- Birim karışıklığı: Paket ile gram, kutu ile litre karışır.
Reçeteden stok düşümü sayımı nasıl kolaylaştırır?
Kasa programı satılan her ürünü reçetesine göre stoktan düşürüyorsa, kayıttaki miktar her an "olması gereken" miktardır. Sayım, bu miktarla gerçek miktar arasındaki farkı gösterir ve fark doğrudan kayıt dışı tüketimi işaret eder. Reçete yoksa sayım yalnızca "ne kaldı" sorusunu cevaplar, "nereye gitti" sorusunu cevaplayamaz.
Fincan başı maliyeti ve fire payını görmek için kahve maliyeti hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Siparix Cafe'de reçete, fire ve ikram satışla aynı düzende tutulur; mobil uygulamayla barkodlu ürünlerde sayım yapılabilir.
Haftalık sayım kontrol listesi
- Sayım günü ve saati sabit.
- Birimler reçeteyle aynı.
- Fire, ikram, personel tüketimi ve mal girişleri sayımdan önce kaydedildi.
- Depo ve bar ayrı listeyle sayıldı.
- Açık paketler tartıldı.
- Fark çıkan her kalemin nedeni yazıldı.
- Reçetesi gerçeği yansıtmayan ürünler düzeltildi.
- Sonuç bir önceki haftayla karşılaştırıldı.
Sık sorulan sorular
Kafede stok sayımı ne kadar sürer?
Kalem sayısına bağlıdır. Haftalık sayımı yalnızca değerli kalemlerle (çekirdek, şurup, süt) sınırlarsanız ve listeyi raf sırasına göre hazırlarsanız sayım kısa sürer.
Sayımda fark çıkınca ne yapmalıyım?
Önce bekleyen kayıtları kontrol edin: kaydedilmemiş mal girişi, fire veya ikram. Fark sürüyorsa ilgili ürünlerin reçetesini barda gerçekte kullanılan miktarla karşılaştırın.
Sayımı gün içinde yapabilir miyim?
Yapılabilir, ama sayım sırasında satış sürerse sayılan ile kayıttaki arasında zaman farkı oluşur. Açılıştan önce veya kapanıştan sonra yapmak sonucu daha güvenilir kılar.
Reçete olmadan stok takibi yapılabilir mi?
Mal girişleri ve sayımla kalan miktar takip edilebilir; ama reçete olmadan satışla tüketimin eşleşip eşleşmediği görülemez. Bu yüzden en çok satan ürünlerin reçetesiyle başlamak iyi bir ilk adımdır.