Kafe açarken gereken teknoloji iki gruptan oluşur: satışı ve operasyonu yöneten yazılımlar (kasa programı, yazar kasa entegrasyonu, stok ve rapor) ve bunların çalıştığı donanım (kasa bilgisayarı, yazar kasa POS cihazı, yazıcı, müşteri ekranı, TV menü). Doğru sıra şudur: önce servis düzenini belirleyin, sonra yazılımı seçin, donanımı en son alın. Donanımı önce alıp yazılımı ona uydurmaya çalışmak, açılıştan sonra en sık pişman olunan karardır.
Önce servis düzenini belirleyin
Alacağınız her şey servis düzeninize göre değişir.
- Self servis ve tezgâhtan satış: Müşteri kasada sipariş verir, ödemeyi yapar, içeceğini bardan alır. Dokunmatik hızlı satış, boy-süt-ekstra seçenekleri, müşteri ekranı ve hazırlık sırası öne çıkar. Ayrıntı için self servis kafe kasası sayfasına bakabilirsiniz.
- Masa servisi ve lounge: Garson masaya sipariş girer, hesap masada açık kalır. Salon ve masa planı, açık adisyon, masa taşıma ve hesap bölme gerekir. Bkz. masa servisli kafe ve adisyon programı.
İkisini birlikte yapacaksanız (tezgâhtan satış + birkaç masa), seçtiğiniz programın iki akışı aynı kasada yürütebildiğini demoda kendi menünüzle deneyin.
Yazılım listesi
1. Kasa (POS) ve adisyon programı
Kafenin merkezi kasa programıdır. Seçerken şunlara bakın:
- Yoğun saatte tek dokunuşla ürün ekleme; boy, süt ve ekstra seçeneklerinin sipariş detayına geçmesi
- Nakit, kart, yemek kartı ve parçalı ödemenin ayrı raporlanması
- İnternet kesildiğinde satışın sürmesi
- Reçeteden stok düşümü, fire ve ikram kaydı
- Ödeme tipine göre ayrılmış gün sonu raporu
Programları yan yana görmek için kafe kasa programı karşılaştırmasına, seçim ölçütleri için kahveci için kasa programı seçim rehberine bakabilirsiniz.
2. Yazar kasa (ÖKC) entegrasyonu
Kasa programı tutarı yazar kasa POS cihazına kendisi göndermiyorsa her satış iki kez tuşlanır; yanlış tutar ve unutulan fiş buradan çıkar. Programın sizin yazar kasa markanızla çalıştığını kurulumdan önce doğrulayın. Siparix, PAVO ve Beko yazar kasa POS cihazlarıyla çalışır; ayrıntılar yazar kasa entegrasyonu sayfasında.
3. e-Arşiv ve e-Fatura
Hangi mali belgeyi düzenlemeniz gerektiği işletmenizin vergi durumuna bağlıdır. e-Arşiv veya e-Fatura gerekiyorsa genellikle bir özel entegratör kullanılır. Kasa programının bu entegratörle nasıl çalışacağını ve kapsamını yazılı olarak isteyin; kararı muhasebecinizle birlikte verin.
4. Stok, reçete ve maliyet
Bir latte'nin maliyetini bilmeden fiyat koymak, kâr eden ürünle zarar eden ürünü ayıramamak demektir. Her içeceğin reçetesini (gram kahve, ml süt, bardak, kapak) programa girin; satış oldukça stok düşsün. Fincan başı maliyeti hesaplamak için kahve maliyeti hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
5. Uzaktan takip (mobil uygulama)
İşletme sahibi her gün kafede olmayabilir. Günün cirosu, ödeme dağılımı, kasa kapanışı ve masraflar telefondan görülebilmelidir. Siparix'in mobil uygulaması iOS ve Android'de bu görünümleri sunar; satış Windows kasada yapılır.
6. Paket servis platformları
Trendyol Yemek, Yemeksepeti veya Getir'den sipariş alacaksanız siparişlerin kasaya ayrı bir tabletten mi yoksa doğrudan kasa programına mı düşeceğini baştan netleştirin. Siparix'te bu üç platformun siparişleri kasaya düşer; ayrıntı için paket servis entegrasyonu.
7. Dijital menü (TV menü)
Duvardaki TV menü, fiyat her değiştiğinde yeniden tasarlanıp TV'ye yükleniyorsa zamanla kasadaki fiyattan ayrışır. Menüsü kasaya bağlı bir dijital menü bu işi ortadan kaldırır. Siparix Display ile fiyat Siparix'te değişince TV menü kendiliğinden güncellenir; Vens Coffee'de yeni fiyat yaklaşık 24 saniyede TV'deydi.
Donanım listesi
| Donanım | Ne işe yarar | Seçerken dikkat |
|---|---|---|
| Kasa bilgisayarı veya dokunmatik POS kasa | Kasa programını çalıştırır | Programın çalıştığı işletim sistemi (Siparix yalnız Windows'ta çalışır) |
| Yazar kasa POS cihazı (ÖKC) | Kartlı ve nakit ödeme, mali fiş | Kasa programıyla uyumlu marka ve model |
| Termal fiş ve hazırlık yazıcısı | Müşteri fişi, bar ve mutfak fişi | Kasa programıyla test edilmiş model, yedek kâğıt |
| Müşteri ekranı | Sepeti ve toplamı müşteriye gösterir | Kasaya ikinci ekran olarak bağlanabilmesi |
| Hazırlık ekranı (isteğe bağlı) | Siparişleri bar ve mutfağa sırayla gösterir | Birden fazla barista varsa düşünün |
| TV menü ekranı | Menüyü ve kampanyaları gösterir | TV'nin dikey mi yatay mı asılacağı, tarayıcı veya Android TV kutusu |
| Para çekmecesi | Nakdi tutar | Yazıcı ya da kasa üzerinden açılması |
| Barkod okuyucu (isteğe bağlı) | Paketli ürün satışı | Su, kurabiye gibi barkodlu ürün satıyorsanız |
| Modem, yedek internet ve kesintisiz güç kaynağı | Bağlantı ve elektrik kesintisinde koruma | Kasa ve modemi aynı güç kaynağına bağlayın |
Müşteri ekranı ile hazırlık ekranının kurulumu için kafede müşteri ekranı ve hazırlık ekranı rehberine bakabilirsiniz.
Kurulum takvimi
Açılıştan 4 hafta önce
- Servis düzenini ve menü taslağını netleştirin.
- Kasa programlarını kendi menünüzle demoda deneyin; yazar kasa ve paket servis ihtiyacını konuşun.
3 hafta önce
- Yazar kasa POS cihazı için banka veya yetkili satıcıyla görüşün. Teslim süresi değişebildiği için bu adımı geciktirmeyin.
- Muhasebecinizle mali belge (fiş, e-Arşiv) düzenini netleştirin.
2 hafta önce
- Kasa bilgisayarı, yazıcı, müşteri ekranı ve TV'leri sipariş edin.
- Ürünleri, fiyatları, seçenekleri ve reçeteleri programa girin.
Açılış haftası
- Kurulumu yapın; test satışı, iptal, iade ve parçalı ödeme deneyin.
- Personeli eğitin ve bir gün sonu provası yapın.
- TV menüyü yerine asın ve bir test fiyatıyla güncellenmesini kontrol edin.
Açılış günü
- İlk gün sonunda kasa programının raporunu yazar kasanın gün sonu raporuyla karşılaştırın. Ayrıntılı adımlar için kafede gün sonu kasa kapanışı rehberine bakın.
Maliyet kalemleri
Kafe yazılım ve donanım bütçesini konuşurken teklifi kalem kalem isteyin; tek bir toplam rakam neyin dahil olduğunu gizler.
- Kasa programı lisansı veya aboneliği
- Kurulum ve personel eğitimi
- Eski sistemden veri aktarımı (ürün, müşteri, stok)
- Donanım (kasa, yazıcı, ekranlar, TV'ler)
- Yazar kasa cihazı ve bağlı olduğu hizmetin koşulları
- e-Belge entegratörü (gerekiyorsa)
- İnternet ve yedek bağlantı
- Sarf malzemesi (fiş kâğıdı)
Siparix'te fiyat sitede yayınlanmaz; lisans, kurulum ve veri aktarımı teklifte ayrı kalemler olarak yazılır.
Açılış öncesi kontrol listesi
- Servis düzeni (self servis, masa servisi ya da ikisi) belli.
- Kasa programı kendi menünüzle denendi.
- Yazar kasa markası programla uyumlu ve test satışı yapıldı.
- Mali belge düzeni muhasebeciyle netleşti.
- Reçeteler ve fiyatlar programda.
- Müşteri ekranı ve yazıcılar test edildi.
- TV menü asıldı ve fiyat değişikliğiyle güncellendiği görüldü.
- İnternet kesintisinde kasanın davranışı denendi.
- Gün sonu provası yapıldı.
Sık sorulan sorular
Kafe açmak için yazar kasa şart mı?
Satışlarınız için mali belge düzenlemeniz gerekir; kafelerin çoğu bunun için yeni nesil yazar kasa (ÖKC) kullanır. Hangi belgeyi düzenleyeceğiniz işletmenizin vergi durumuna bağlıdır; muhasebecinizle netleştirin.
Kasa programını tablette kullanabilir miyim?
Bu, programa bağlıdır. Siparix kasası yalnız Windows'ta çalışır; iPad veya Android tablette kasa olarak kullanılamaz. Siparix'in mobil uygulaması ise işletme sahibinin takip ekranıdır.
Müşteri ekranı ile TV menü aynı şey mi?
Hayır. Müşteri ekranı kasanın yanında durur ve o anki siparişi, seçenekleri ve toplamı gösterir. TV menü duvarda durur ve menüyü, fiyatları ve kampanyaları bütün müşterilere gösterir.
İnternet kesilirse kafe kasası çalışır mı?
Bu, programın mimarisine bağlıdır. Siparix'in masaüstü satış çekirdeği internet olmadan çalışır; kartlı ödemenin onayı yazar kasa cihazının kendi bağlantısına bağlıdır. Mobil takip ve TV menü gibi bağlı ekranların kesinti davranışı kurulumda sizin cihazlarınızla denenir.
Hangi sırayla almalıyım?
Önce servis düzeni, sonra kasa programı, sonra yazar kasa uyumu, en son donanım. Donanımı programın test ettiği modellerden seçmek kurulum gününde sürpriz yaşatmaz.