Türkiye'de dijital fatura sistemi son yıllarda köklü bir dönüşüm geçirdi. Vergi İdaresi'nin (GİB) belirlediği eşiklere ulaşan toptancılar için e-fatura ve e-arşiv artık bir seçenek değil, yasal zorunluluktur. Bu rehberde toptancılar için fatura yönetiminin tüm boyutlarını ele alıyoruz.
E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye: Fark Nedir?
E-Fatura: GİB sistemi üzerinden iletilen, mükelleflerin birbirine gönderdiği resmi faturadır. Hem alıcı hem satıcı GİB'e kayıtlı e-fatura mükellefi olmalıdır.
E-Arşiv Fatura: E-fatura mükellefine değil, bireysel müşterilere veya e-fatura dışındaki işletmelere kesilen dijital faturadır. GİB portalı üzerinden ya da özel entegratörler aracılığıyla kesilir.
E-İrsaliye: Mal teslimatına eşlik eden sevk belgesinin dijital versiyonudur. E-fatura gibi GİB altyapısında çalışır.
Kimler E-Fatura Kesmek Zorunda?
2025-2026 yılı itibarıyla e-fatura zorunluluğu şu durumlar için geçerlidir:
- Yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler
- E-ticaret yapan işletmeler (belirli limitlerde)
- Özel sektör bazı alt sektörler
Önemli: Bu limitler her yıl güncellenebilir. Muhasebecinden veya GİB'in resmi sitesinden güncel hadleri teyit edin.
Entegratör Seçimi
E-fatura sistemine geçmek için üç yol vardır:
1. GİB Portalı (Ücretsiz): Küçük işletmeler için uygun. Ancak manuel işlem gerektirdiğinden yüksek hacimli toptancılar için verimsizdir.
2. Özel Entegratör: Logo, Mikro, Luca, Paraşüt, e-finans gibi firmalar GİB onaylı entegratörlerdir. Aylık veya yıllık abonelik ücreti karşılığında otomatik fatura kesimi sağlar.
3. Özel Entegrasyon: Kendi yazılımınızı GİB'e entegre etmek. Büyük işletmeler için uygun, teknik altyapı gerektirir.
Toptancılar için en verimli seçenek genellikle özel entegratördür. Siparix, popüler e-fatura entegratörleriyle entegre çalışarak satış sırasında otomatik fatura kesilmesini sağlar.
Günlük Fatura Yönetimi: İpuçları
Fatura Kontrolü
Her gün sonunda kesilmiş faturaların kontrolünü yapın:
- Tüm satışlar faturalandı mı?
- Tutar, KDV oranı ve ürün bilgileri doğru mu?
- Müşteri bilgileri güncel mi?
İptal ve İade Faturaları
Hatalı kesilmiş fatura e-fatura sisteminde iptal edilir. İade durumunda ise "iade faturası" veya muhasebe fişi kesilir. Bu süreci muhasebeciniziyle netleştirin.
Ödemesi Bekleyen Faturalar
Açık faturalarınızı takip edin. Vadesi geçmiş alacaklar, nakit akışının bozulmasına yol açar. Siparix'in cari hesap modülü, her müşterinin açık faturalarını anlık olarak gösterir.
E-Arşiv Fatura ve KDV
E-arşiv faturada KDV düzenlenmesi, kağıt faturadan farklı değildir. Ancak dikkat edilmesi gereken bir husus vardır: Fatura tarihi ile ödeme tarihi farklı olabilir. Muhasebe kaydı fatura tarihine göre yapılır.
KDV Oranları (2026 itibarıyla yaygın oranlar):
- %20: Genel oran (çoğu ürün)
- %10: Gıda, ilaç, bazı hizmetler
- %1: Temel gıda maddeleri
Önemli uyarı: KDV oranları değişkendir. Her yeni dönemde güncellemeyi takip edin.
Fatura Arşivleme Zorunluluğu
Türk vergi mevzuatına göre:
- Kağıt faturalar: 5 yıl saklanmalıdır
- E-fatura ve e-arşiv faturalar: 10 yıl dijital olarak saklanmalıdır (GİB sistemi otomatik saklar, ek olarak kendi yedeğinizi alın)
Arşivleme için pratik öneri: Aylık bazda PDF arşiv alın, hem bulut depolamada (Google Drive, Dropbox) hem de yerel diskte saklayın.
Fatura Yokluğunun Cezaları
Fatura kesmemek veya eksik kesmek ciddi cezai yaptırımlar doğurur:
- Usulsüzlük cezası: Kesilmeyen fatura bedeli kadar
- KDV ziyaı cezası
- Vergi incelemesine tabi olma
Tüm satışları fatura ile belgelendirmek, hem yasal zorunluluk hem de kendi işletmenizin güvencesidir.
Toptancı İçin Fatura Yönetimi Kontrol Listesi
✓ E-fatura mükellefi misiniz? Değilseniz ne zaman olmanız gerektiğini biliyro musunuz? ✓ Entegratörünüz GİB onaylı mı? ✓ Yazılımınız (Siparix vb.) fatura sistemine entegre mi? ✓ Açık faturalarınızı düzenli takip ediyor musunuz? ✓ Arşivleme sisteminiz mevzuata uygun mu? ✓ Muhasebeci veya mali müşaviriniz güncel mevzuatı takip ediyor mu?
Sonuç
E-fatura ve e-arşiv sistemi, başlangıçta karmaşık görünse de bir kez kurulduktan sonra fatura süreçlerini ciddi ölçüde kolaylaştırır. Siparix gibi entegre bir POS çözümüyle satış anında otomatik fatura kesmek, hem zaman kazandırır hem de hata oranını sıfıra yakın tutar. Fatura yönetiminizi dijitalleştirmek, vergi uyumunu artırır ve denetim risklerini minimize eder.