"Tedarikçi '3 gün' dedi, 10 günde geldi. Bu sürede 50 müşteriye 'yok' diyeceğim." Bu sahneyi yaşayan toptancı bilir: tedarik süresi belirsizliği işletmenin en kritik risklerinden biridir.
Tedarik süresi yönetimi — sipariş vermekten ürünün elinize geçmesine kadar geçen tüm sürecin yönetimi — toptancılığın operasyonel kalbindedir. Bu rehber, tedarik süresini nasıl hesaplayacağınızı, yeniden sipariş noktasını nasıl belirleyeceğinizi ve tedarikçi performansını nasıl izleyeceğinizi anlatıyor.
Tedarik Süresi Nedir ve Neden Kritik?
Tedarik süresi (lead time), sipariş verdiğiniz andan ürünün kullanıma hazır olduğu ana kadar geçen toplam süredir.
Önemsiz görünür. Ama şunu düşünün: 100.000 TL değerinde stok alıyorsunuz ve her gün 5.000 TL satış yapıyorsunuz. Tedarik sürenizi yanlış hesapladığınızda:
- 3 gün yanıldınız → 15.000 TL kayıp satış
- 5 gün yanıldınız → 25.000 TL kayıp satış
- 10 gün yanıldınız → 50.000 TL kayıp satış
Her yıl kaç kez tedarik süresi hesabını yanlış yapıyorsunuz?
Tedarik Süresinin Bileşenleri
Gerçek tedarik süresi, birçok aşamanın toplamıdır:
1. Sipariş İşleme Süresi
Siparişi verdiniz. Tedarikçinin siparişi onaylaması, sistemine girmesi, hazırlaması.
Yerel tedarikçi: 0-1 gün Büyük firma: 1-3 gün İthalatçı/ihracatçı: 2-5 gün
2. Üretim veya Hazırlık Süresi
Tedarikçi ürünü stoğunda tutuyor mu, yoksa siparişe göre üretiyor mu?
Stoktan: 0 gün ek süre Üretimden (özel sipariş): 7-60 gün (ürüne göre)
Bu ayrımı her tedarikçi için netleştirin. "Hep stokta" diyen tedarikçi bazen "üretim süresi bekliyoruz" diyebilir.
3. Teslimat Süresi
Fabrikadan veya depodan size gelene kadar:
Şehir içi: 0-1 gün Şehirlerarası (kargo): 1-3 gün Yurt dışı (Çin, Bangladeş): 20-45 gün Yurt içi üretici (İstanbul dışı): 2-5 gün
4. Gümrük ve Kalite Kontrol (İthal Ürünlerde)
İthal ürünlerde gümrük işlemi ek 2-10 gün ekleyebilir. Sezon yoğunluğunda bu süre uzayabilir.
5. Alma ve Stok Giriş Süresi
Ürün geldi. Sayıp kontrol etmek, sisteme girmek, rafa yerleştirmek de süre alır.
Küçük parti: Birkaç saat Büyük parti: 1-2 gün
Toplam Tedarik Süresi Hesabı
Her tedarikçi için toplam süreyi ayrı ayrı hesaplayın:
| Tedarikçi | Sipariş İşleme | Üretim | Teslimat | Gümrük | Toplam |
|---|---|---|---|---|---|
| Yerel A | 1 gün | 0 | 1 gün | — | 2 gün |
| İstanbul B | 2 gün | 0 | 2 gün | — | 4 gün |
| Özel üretim C | 1 gün | 14 gün | 3 gün | — | 18 gün |
| İthalatçı D | 2 gün | 0 | 3 gün | 5 gün | 10 gün |
Bu tabloyu tedarikçi kartlarınızda saklayın.
Gerçekçi Tedarik Süresi: Ortalama ve Varyans
Tedarikçi "3 gün" diyorsa bu ortalama mı, minimum mu, maksimum mu?
Gerçek dünyada tedarik süresi değişkendir. Bazı siparişler 2 günde gelir, bazıları 7 günde. Bu değişkenliği hesaba katın.
Güvenilirlik analizi:
Son 20 siparişin tedarik sürelerini kaydedin. Ortalama ve standart sapma hesaplayın.
Örnek:
- 20 siparişin ortalama süresi: 4,2 gün
- En kısa: 2 gün
- En uzun: 9 gün
- Güvenilir tahmin: 5-6 gün (ortalama + belirsizlik payı)
Belirsizliği yüksek tedarikçiler için güvenlik stoğu daha yüksek tutulmalı.
Yeniden Sipariş Noktası (Reorder Point)
Stok kaç adede düşünce sipariş vermeliyiz?
Formül:
Yeniden Sipariş Noktası = (Günlük Ortalama Satış × Tedarik Süresi) + Güvenlik Stoğu
Güvenlik Stoğu:
Güvenlik Stoğu = Güvenlik Faktörü × Satış Standart Sapması × √(Tedarik Süresi)
Pratik yaklaşım: Tedarik süresi belirsizliği yüksekse güvenlik stoğunu 3-5 günlük satış olarak alın. Güvenilir tedarikçi için 1-2 gün yeterli.
Örnek Hesaplama:
- Ürün: Erkek Gömlek Beyaz M
- Günlük ortalama satış: 8 adet
- Tedarikçi teslimat süresi: 5 gün (güvenilir)
- Güvenlik tamponu: 2 gün
Yeniden Sipariş Noktası = 8 × 5 + 8 × 2 = 40 + 16 = 56 adet
Stok 56 adede düşünce hemen sipariş ver.
Çoklu Tedarikçi Stratejisi
Tek tedarikçiye bağımlılık büyük risk. Tedarikçi hastalık, üretim sorunu, nakliye gecikmesi yaşarsa siz durursunuz.
Her kritik ürün için en az 2 alternatif tedarikçi belirleyin:
| Ürün Grubu | Ana Tedarikçi | Yedek Tedarikçi 1 | Yedek Tedarikçi 2 |
|---|---|---|---|
| Gömlek | Firma A (en iyi fiyat) | Firma B (hızlı teslimat) | Firma C (acil durum) |
| Pantolon | Firma D | Firma E | — |
Yedek tedarikçiyi sadece acil durumda kullanmak zorunda değilsiniz. Portföyü dağıtmak hem risk azaltır hem de müzakere gücünüzü artırır.
Tedarikçi Performans Takibi
Her tedarikçiyi sistematik olarak değerlendirin. Üç ayda bir bu skorkardı doldurun:
| Kriter | Ağırlık | Tedarikçi A | Tedarikçi B |
|---|---|---|---|
| Teslimat süresi güvenilirliği | %30 | 4/5 | 3/5 |
| Ürün kalitesi | %30 | 5/5 | 4/5 |
| Fiyat rekabeti | %20 | 4/5 | 5/5 |
| İletişim ve esneklik | %20 | 3/5 | 4/5 |
| Ağırlıklı Toplam | 4,1 | 3,9 |
Kötü performans gösteren tedarikçi ile oran azaltın veya değiştirin.
Sezonsal Sipariş Planlaması
Sezon öncesi büyük sipariş → sezon ortası yenileme → sezon sonu temizleme.
Sezon öncesi sipariş zamanlaması:
Sezon başlangıcından en az (maksimum tedarik süresi + 2 hafta) önce sipariş verin. Özel üretim ürünler için 2-3 ay önce.
Örnek: Yaz sezonu Nisan başı. Özel üretim ürünler için Ocak'ta sipariş.
Sezon ortası yenileme:
Stok devir hızını haftalık takip edin. Normalden 2 kat hızlı tükenen ürün varsa acil yenileme siparişi.
Sezon sonu:
Yeni sipariş vermeyin. Mevcut stoğu sezon kapanmadan satın.
Siparix ile Tedarik Planlaması
Siparix'te tedarikçi kartına ortalama teslimat süresi girilebilir. Stok yeniden sipariş noktasına ulaştığında uyarı verilir. Tedarikçi bazlı satın alma geçmişi ile gerçek teslimat sürelerini takip edebilirsiniz. Satış hızı ve mevcut stok verisiyle "kaç gün yeter?" hesabı yapılabilir — sipariş kararınızı veriye dayandırın.