Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, henüz gerçekleşmemiş bir satış için hazırlanan, resmi faturanın tüm bilgilerini içeren ancak yasal olarak bağlayıcı olmayan bir ön belgedir. "Ön fatura" veya "teklif faturası" olarak da bilinir.
Toptancılıkta proforma fatura çok sık kullanılır çünkü:
- Müşteri sipariş vermeden önce fiyat onayı alır
- Toptancı sipariş detaylarını yazıya döker
- Anlaşmazlıkların önüne geçilir
- İhracat işlemlerinde gümrük belgesi olarak kullanılır
Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Fark
| Özellik | Proforma Fatura | Normal Fatura |
|---|---|---|
| Yasal bağlayıcılık | Yok | Var |
| Muhasebe kaydı | Yapılmaz | Yapılır |
| KDV yükümlülüğü | Doğurmaz | Doğurur |
| Ödeme yükümlülüğü | Yok | Var |
| Kullanım amacı | Teklif/onay | Satış belgesi |
Proforma fatura, taraflar arasında henüz kesinleşmemiş bir anlaşmanın önizlemesi gibidir.
Toptancılıkta Proforma Fatura Kullanım Durumları
1. Büyük Hacimli Siparişlerde Onay Alma
Müşteri büyük miktarda sipariş vermeden önce fiyatları ve koşulları yazılı olarak onaylamak ister. Proforma fatura bu süreçte standart bir belge haline gelmiştir.
2. Yeni Ürün Teklifleri
Yeni bir ürünü müşteriye tanıtırken fiyat bilgisi içeren proforma fatura göndermek, ticari görünüm kazandırır.
3. İhracat İşlemleri
Yurt dışı alıcılar için hazırlanan proforma fatura, hem alıcının ithalat onayı alması hem de gümrük beyannamesi için referans belgesi işlevi görür.
4. Akreditif Açılması
Alıcı firma bankadan akreditif (letter of credit) açtırmak istediğinde, banka proforma fatura talep eder.
5. Ön Ödeme Talebi
"Siparişi onaylamak için %30 ön ödeme yapın" gibi taleplerde proforma fatura, ödemenin referans belgesi olur.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
İyi hazırlanmış bir proforma faturada şunlar yer almalıdır:
- Belge başlığı: "PROFORMA FATURA" veya "PROFOrma Invoice" açıkça yazılmalı
- Tarih ve seri numarası
- Satıcı bilgileri: Ad/unvan, adres, vergi no
- Alıcı bilgileri: Ad/unvan, adres, vergi no
- Ürün listesi: Kod, ad, miktar, birim, birim fiyat, tutar
- Ödeme koşulları: Vade, ödeme yöntemi
- Teslimat koşulları: Teslim yeri, taşıma şekli
- Geçerlilik tarihi: "Bu teklif 30 gün geçerlidir" gibi
- İmza / Kaşe
Siparix ile Proforma Fatura Oluşturma
Siparix, toptancılar için proforma fatura oluşturmayı son derece kolay hale getirir:
- Stok kartından ürün seçerek saniyeler içinde proforma oluşturma
- Müşteri bilgilerinin otomatik doldurulması
- PDF olarak kaydetme ve doğrudan e-posta/WhatsApp ile gönderme
- Onaylanan proformayı tek tıkla siparişe ve ardından faturaya dönüştürme
Bu akış, hem zamandan tasarruf sağlar hem de veri giriş hatalarını önler.
Proforma Fatura Takibi
Gönderilen proforma faturaların takibini yapmak, satış sürecini yönetmek açısından kritiktir:
- Kaç proforma gönderildi?
- Kaçı siparişe dönüştü?
- Hangileri yanıtsız kaldı?
- Proformadan siparişe ortalama geçiş süresi nedir?
Bu verileri analiz etmek, satış dönüşüm oranınızı artırmanın yollarını gösterir.
Proforma Faturanın Hukuki Statüsü
Türk hukukunda proforma fatura tek başına borç doğurmaz. Ancak müşterinin proformayı onaylayan bir yazı veya e-posta göndermesi, ya da kısmi ödeme yapması durumunda sipariş sözleşmesi niteliği kazanabilir.
Bu nedenle "Proforma fatura tarafımızca onaylanmıştır" şeklinde bir yazışma kayıtlarınızda bulunmalıdır.
İpuçları
• Proforma fatura numarasını seri şeklinde tutun (PF-2026-001 gibi) • Her proformaya geçerlilik tarihi koyun, belirsizlik yaratan "geçerliliği süresizdir" kullanmayın • Ödeme koşullarını net yazın: "Peşin", "30 gün vadeli", "50% peşin, 50% teslimde" gibi • Proforma onaylandığında, onay kaydını saklayın
Sonuç
Proforma fatura, toptancılıkta satış sürecini düzenleyen, yanlış anlaşılmaları ve iade/iptal durumlarını azaltan önemli bir araçtır. Siparix ile proforma oluşturmak, göndermek ve siparişe dönüştürmek son derece hızlı ve sistematik hale gelir. İhracat yapan veya büyük hacimli satış gerçekleştiren her toptancı için proforma fatura kullanımı vazgeçilmez bir iş pratiğidir.