Gıda toptancılığı, tüm diğer sektörlerden farklı bir aciliyet boyutu taşır: son kullanma tarihi. Tekstil toptancısında yanlış stok kayıt maddi kayıp. Gıda toptancısında yanlış stok kayıt hem maddi kayıp hem sağlık riski hem yasal sorumluluk.
Bu yazıda gıda toptancılarının son kullanma tarihi ve stok yönetimini nasıl yapması gerektiğini, yasal çerçeveyi ve doğru yazılım seçimini ele alıyoruz.
Gıda Toptancılığında Son Kullanma Tarihinin Önemi
Tarih geçmiş ürün satmak sadece ayıp değil, suç. Türk Gıda Kodeksi ve Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun kapsamında son kullanma tarihi geçmiş gıda satışı:
- İdari para cezası
- İşyeri geçici kapatma
- Ürün imhası (masrafı satıcıya ait)
- Ciddi vakalarda cezai soruşturma
Bunun ötesinde müşteri güveni boyutu var. Bayinize süresi geçmek üzere ürün gönderirseniz, o bayi sizi tercih etmekten vazgeçer. Gıda toptancılığında referans ve güven satışların temelini oluşturuyor.
Son Kullanma Tarihi Takibinin Zorlukları
Çok Sayıda Ürün ve Farklı SKT'ler
Ortalama bir gıda toptancısında 200-2.000 farklı ürün olabilir. Her ürünün farklı son kullanma tarihleri var. Aynı ürünün farklı partileri farklı tarihlere sahip.
Örnek: Kek serisinin bir partisi Nisan sonu, bir partisi Temmuz sonu, bir partisi Eylül sonu bitiyor. Hangisi önce satılmalı? FEFO prensibi gereği en erken biten önce.
Manuel Takip İnsan Hatasına Açık
Kağıt veya Excel'de yapılan son kullanma takibi şöyle çalışıyor: her ürün satışa girerken tarihi kaydedilir, haftalık veya aylık kontrol yapılır, yaklaşan tarihler not alınır.
Sorun: bu kontrol bazen atlanır, kaydedilmez, güncellenmez. Ve bir gün müşteriye son kullanma tarihi geçmek üzere ürün gönderilmiş olur.
Lot ve Parti Takibi
Geri çağırma (recall) senaryosu düşünün. Bir üretici ürününü geri çekiyor. Hangi lot numaralı ürünleri hangi müşterilere sattığınızı bilmeniz gerekiyor. Manuel takiple bu soruyu cevaplamak saatler alır, bazen yanıt vermek mümkün olmaz.
Doğru Stok Yönetimi Sistemi İçin Gereksinimler
FEFO (First Expired First Out)
En erken biten ürünü önce sat. Bu prensibi manuel uygulamak çok güç. Sistemin bunu otomatik yönetmesi gerekiyor.
FEFO sistemi şöyle çalışır: depoya aynı ürünün iki farklı partisi girdi. Sistem her zaman daha erken tarihli partinin önce satılmasını sağlıyor. Personel bunu elle takip etmek zorunda kalmıyor.
Uyarı Sistemi
Son kullanma tarihine X gün kalan ürünler için otomatik uyarı. Örneğin 30 gün kala ekrana uyarı gelsin: "Ürün Y'nin Z partisinin son kullanma tarihi 30 gün içinde doluyor. Stokta 150 adet var."
Bu uyarı sayesinde fiyat indirimi, ek satış çabası veya ürün iadesi gibi aksiyonlar zamanında alınabilir.
Lot ve Parti Bazlı Kayıt
Her parti ayrı kayıtla depoya girmeli. Lot numarası, üretim tarihi, son kullanma tarihi, tedarikçi bilgisi — bunların tamamı sisteme girilmeli.
Böylece geri çağırma senaryosunda: "Lot XYZ123 hangi müşterilere gitti?" sorusu saniyeler içinde cevaplanır.
Gıda Toptancılığında Özel Stok Stratejileri
Hızlı Hareket Eden Ürünler
Unlu mamuller, süt ürünleri, et ürünleri gibi kısa raf ömürlü ürünlerde stok azaltılmalı. Bu kategoride "just in time" yaklaşımı: ihtiyaç kadar al, hızlı sat.
Bu kategori için günlük veya haftalık stok sayımı standart olmalı.
Uzun Raf Ömürlü Ürünler
Konserve, kuruyemiş, un, şeker gibi uzun raf ömürlü ürünlerde stok biraz daha geniş tutulabilir. Ama yine de lot takibi şart.
Mevsimsel Ürünler
Ramazan, yılbaşı gibi dönemlere özel ürünlerin stok planlaması dikkatli yapılmalı. Sezon sonrası kalan ürün hem yer kaplar hem sermayeyi bağlar hem tarih riskini artırır.
Yasal Gereklilikler Özeti
| Yükümlülük | Yaptırım |
|---|---|
| SKT geçmiş ürün satmamak | İdari ceza + ürün imhası |
| Lot kaydı tutmak | Denetimde belge isteniyor |
| Depolama koşulları | Sıcaklık, nem, hijyen |
| Gıda Sicil Belgesi | Kayıt zorunluluğu |
Siparix ile Gıda Toptancısı
Siparix gıda sektörü için özelleştirilmiş bir yazılım değil. Ama gıda toptancılarının temel ihtiyaçlarını karşılayan özellikler mevcut:
- Ürün kartında son kullanma tarihi ve lot numarası alanı
- Parti bazlı stok girişi
- Stok raporu (hangi üründe ne kadar var, tarih bilgisiyle)
- Müşteri bazlı satış geçmişi (geri çağırma takibi için)
- Uyarı notu özelliği
Küçük ve orta ölçekli gıda toptancıları için bu özellikler mevcut sürecin dijitalleşmesini sağlıyor. Büyük gıda toptancıları veya depo yönetim sistemi gerektirenler için daha özel çözümler gerekebilir. Ama başlangıç için ve orta ölçek için Siparix makul bir seçenek.