Excel'den POS Yazılımına Geçiş: Neden ve Nasıl?
Türkiye'deki toptancıların büyük çoğunluğu hâlâ Excel ile stok ve satış takibi yapıyor. Bu tamamen anlaşılır bir durum: Excel ucuz, alışkın olduğunuz bir araç ve kısa vadede işe yarıyor. Ama işletme büyüdükçe Excel bir köstek haline geliyor.
Bu rehberde Excel'den POS yazılımına geçişin neden gerekli olduğunu, nasıl planlanacağını ve en yaygın geçiş hatalarını ele alacağız.
Excel'in Toptancılar İçin Sınırları
Eş Zamanlı Kullanım Sorunu
Excel dosyası tek kişinin düzenleyebileceği bir yapıdadır. İki kasiyer aynı anda aynı dosyayı açtığında biri kilitli bulur ya da iki farklı sürüm oluşur. Bunun sonucu: stok çakışması, hatalı veri, iş durması.
Manuel Giriş Hataları
Her satışı elle girmek demek, her satışta hata riski demektir. Araştırmalar manuel veri girişinde %1-3 hata oranı olduğunu gösteriyor. 1000 satır veri girişinde 10-30 hata normaldir. Bu hatalar stok farklarına, yanlış fatura kesimlerine ve müşteri şikayetlerine yol açar.
Raporlama Kısıtlaması
Excel'de rapor almak için formül yazmak, pivot tablo kurmak gerekir. POS yazılımında tek tıkla günlük ciro, ürün bazlı karlılık, müşteri bazlı satış geçmişi gibi raporlar gelir.
Güvenlik Eksikliği
Excel dosyası kim tarafından, ne zaman değiştirildi? Bunu takip etmek neredeyse imkânsız. POS yazılımı her işlemi kimin yaptığını, ne zaman yaptığını kaydeder.
Geçiş Öncesi Hazırlık: 3 Temel Adım
1. Mevcut Veriyi Temizle
Excel'deki ürün listenizi geçirmeden önce temizlemeniz gerekir. Şunlara dikkat edin:
- Mükerrer ürünler: Aynı ürün farklı isimlerle kayıtlı olabilir ("Kırmızı Kalem", "kalem kırmızı", "Kalem-K" gibi). Bunları birleştirin.
- Eski/silinmiş ürünler: Artık satmadığınız ürünleri işaretleyin, aktarmayın.
- Eksik barkodlar: Mümkünse her ürüne barkod atayın. Barkod yoksa POS yazılımı otomatik oluşturabilir.
- Yanlış stok miktarları: Sisteme girmeden önce fiziksel sayım yapın. "Sisteme ne girersem doğru kabul ederim" mantığıyla başlamayın.
2. Ürün Kategorilendirmesini Yap
POS yazılımında ürünleri kategorilere bölmek, ileride raporlama ve filtreleme için kritik önem taşır. Excel'de belki tüm ürünler tek sayfadaydı. Şimdi:
- Ana kategori: Tekstil, Ayakkabı, Kozmetik gibi
- Alt kategori: Erkek/Kadın/Çocuk veya marka bazlı
- Varyant: Renk, beden, ölçü
Bu yapıyı kurmak başta zahmetli görünür ama ileride çok işe yarar.
3. Müşteri Listesini Hazırla
Müşterilerinizi Excel'den aktarmak için şu bilgileri toplayın:
- Ticari unvan ve vergi no
- Yetkili kişi adı ve telefonu
- Adres bilgileri
- Bakiye/cari hesap durumu
- Varsa özel fiyat veya iskonto oranları
Geçiş Süreci: Hafta Hafta Plan
1. Hafta: Yazılım Kurulumu ve Temel Ayarlar
- POS yazılımını kurun ve ekibinizi eğitin
- Firma bilgilerini, vergi bilgilerini girin
- Kullanıcı yetkilendirmelerini yapın (kasiyer, depo sorumlusu, yönetici)
2. Hafta: Ürün Aktarımı
- Hazırladığınız temiz Excel listesini CSV olarak dışa aktarın
- POS yazılımının CSV import özelliğiyle toplu ürün girişi yapın
- Her kategoriden birkaç ürünü elle kontrol edin
3. Hafta: Müşteri Aktarımı ve Cari Hesaplar
- Müşteri listesini aktarın
- Açık bakiyeleri girin (veresiye borçları)
- Test satışları yapın
4. Hafta: Paralel Çalışma
İlk hafta hem Excel'i hem POS yazılımını paralel kullanın. Bu geçiş döneminde iki sistemin verilerini karşılaştırarak hataları tespit edebilirsiniz.
Yaygın Geçiş Hataları
"Hepsini bir günde aktarırım" yanılgısı: Veri aktarımı sabır ister. Acele edilirse yanlış stok miktarları, mükerrer kayıtlar oluşur.
Eğitimi atlamak: Yazılımı kullananlar eğitim almadan başlarsa yanlış kullanım alışkanlıkları oturur ve bu sonradan düzeltmek çok zordur.
Eski Excel'i hemen kapatmak: En az bir ay paralel çalışın. Yeni sistemde sorun çıkarsa referans noktanız olur.
Test satışı yapmadan canlıya geçmek: Gerçek müşteriye geçmeden önce 10-20 test satışı yapın, fatura çıktısını kontrol edin, raporları inceleyin.
Siparix ile Geçiş Kolaylığı
Siparix, toptancılar için tasarlanmış bir POS yazılımı olarak CSV import özelliği sunar. Excel listenizi doğrudan sisteme aktarabilirsiniz. Barkod yoksa Siparix otomatik barkod üretir. Müşteri bakiyeleri, ürün fiyat listeleri, iskonto oranları hepsi aktarılabilir.
Üstelik Siparix internet gerektirmez. Geçiş döneminde internet kesintisi yaşasanız bile sistem çalışmaya devam eder.
Sonuç
Excel'den POS yazılımına geçiş ilk bakışta büyük bir adım gibi görünür. Ama doğru planlama ile 3-4 haftada tamamlanabilir. Ve bu geçişten sonra elde edeceğiniz kazanımlar — zaman tasarrufu, hata azalması, anlık raporlama — çok geçmeden kendini gösterir.
Geçiş sürecinde en önemli şey aceleden kaçınmak ve veriyi temiz aktarmaktır. Temiz veriyle başlayan bir POS sistemi, işletmenizi yıllarca sağlıklı yönetmenizi sağlar.